28/09/2026
CẨM NANG THỜI ĐIỂM XUẤT HÓA ĐƠN TỪ 01/07/2026 Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Kế toán lưu lại bài này để khi gặp từng nghiệp vụ có thể tra nhanh thời điểm nào phải lập hóa đơn, trường hợp nào chưa phải lập và những ngoại lệ cần chú ý.
1. BÁN HÀNG HÓA
Thời điểm xuất hóa đơn:
- Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
- Không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa thu tiền.
- Giao hàng nhiều lần → theo dõi thời điểm lập hóa đơn theo từng lần giao/chuyển giao.
Trường hợp đặc biệt, cần lưu ý:
- Khách chuyển tiền trước nhưng hàng chưa chuyển giao → không lấy nguyên tắc “dịch vụ thu tiền trước” áp sang bán hàng hóa.
- Hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương... → phải kiểm tra quy định hóa đơn của từng trường hợp.
- Không được hiểu “không thu tiền = không cần hóa đơn”.
Ví dụ:
- 05/09: khách chuyển trước 500 triệu.
- 15/09: doanh nghiệp giao máy.
→ Thời điểm bán hàng cần bám 15/09 – ngày chuyển giao hàng hóa.
2. CUNG CẤP DỊCH VỤ
Thời điểm xuất hóa đơn:
- Nguyên tắc chung: khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.
- Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ → thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ khoản đặt cọc đáp ứng điều kiện.
LƯU Ý QUAN TRỌNG: ĐẶT CỌC ≠ TẠM ỨNG
Đặt cọc:
- Tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự.
- Mục đích: bảo đảm giao kết/thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.
- → Chưa phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận đặt cọc.
Tạm ứng/thanh toán trước:
- Thực chất là trả trước một phần tiền dịch vụ.
- → Phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.
Ví dụ: Hợp đồng dịch vụ 500 triệu
- 01/09: nhận 50 triệu đặt cọc bảo đảm hợp đồng → chưa lập HĐ.
- 10/09: nhận 150 triệu tạm ứng tiền dịch vụ → lập HĐ tại thời điểm thu 150 triệu.
- 30/09: hoàn thành toàn bộ dịch vụ → xử lý hóa đơn phần giá trị còn lại.
Ghi nhớ: Đừng chỉ nhìn chứng từ ghi chữ “đặt cọc”. Phải nhìn bản chất khoản tiền + điều khoản hợp đồng.
3. XÂY DỰNG – LẮP ĐẶT
Thời điểm xuất hóa đơn:
- Khi nghiệm thu, bàn giao khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành.
- Không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.
Trường hợp đặc biệt, cần lưu ý:
- Nghiệm thu từng giai đoạn → lập hóa đơn theo khối lượng từng giai đoạn.
- Chủ đầu tư chưa thanh toán → không phải lý do để chờ xuất hóa đơn.
- Quyết toán cuối công trình tăng/giảm so với giá trị đã nghiệm thu → xử lý phần chênh lệch theo quy định.
- Không nên chờ quyết toán toàn bộ công trình mới xuất nếu trước đó đã có khối lượng nghiệm thu/bàn giao.
Đặt cọc – tạm ứng:
- Khoản đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng → phải xác định đúng bản chất.
- Khoản tạm ứng/thanh toán không được tự đổi tên thành “đặt cọc” để kéo thời điểm hóa đơn.
Ví dụ:
- Giá trị hợp đồng: 10 tỷ.
- 30/09 nghiệm thu giai đoạn 1: 2,5 tỷ.
- 20/10 chủ đầu tư mới thanh toán.
→ Mốc phải quan tâm là 30/09, không phải chờ đến 20/10.
4. XUẤT KHẨU HÀNG HÓA – GIA CÔNG XUẤT KHẨU
Thời điểm xuất hóa đơn:
- Người bán xác định thời điểm lập hóa đơn theo quy định đối với hàng xuất khẩu.
- Phải đặc biệt kiểm soát mốc hàng hóa được thông quan và thời hạn lập hóa đơn.
Kế toán cần theo dõi đủ 4 mốc:
- Ngày giao hàng.
- Ngày mở tờ khai.
- Ngày thông quan.
- Ngày lập HĐĐT.
Trường hợp đặc biệt, cần lưu ý:
- Commercial Invoice không đồng nhất với HĐĐT theo pháp luật Việt Nam.
- Hàng xuất khẩu bị trả lại.
- Hủy tờ khai.
- Điều chỉnh số lượng/trị giá sau thông quan.
- Xuất khẩu ủy thác.
- Gia công xuất khẩu.
Ghi nhớ: Xuất khẩu có quy định riêng → không bê nguyên cách xác định thời điểm của bán hàng nội địa sang áp dụng.
5. NHÀ HÀNG – KHÁCH SẠN – LƯU TRÚ
Thời điểm xuất hóa đơn:
- Xác định theo thời điểm hoàn thành dịch vụ.
- Nếu thu tiền trước tiền dịch vụ → kiểm tra thời điểm thu tiền.
Trường hợp đặc biệt, cần lưu ý:
- Khách đặt cọc giữ bàn.
- Khách trả trước tiền tiệc.
- Đặt cọc giữ phòng.
- Trả trước tiền phòng.
- Khách ở nhiều ngày.
- Đoàn khách doanh nghiệp thanh toán sau.
- Booking/Agoda thu hộ.
- Khách không yêu cầu lấy hóa đơn.
Đặt cọc – tạm ứng:
- 10 triệu đặt cọc giữ tiệc/bảo đảm hợp đồng → chưa vội coi là doanh thu dịch vụ.
- 30 triệu thanh toán trước tiền tiệc → bản chất khác với đặt cọc → phải xem thời điểm thu tiền.
Ghi nhớ: Cùng là “khách chuyển tiền trước”, nhưng đặt cọc và thanh toán trước không xử lý giống nhau.
6. VẬN TẢI – TAXI – LOGISTICS
Thời điểm xuất hóa đơn:
- Vận tải thông thường → theo thời điểm hoàn thành dịch vụ.
- Taxi sử dụng phần mềm tính tiền → chú ý thời điểm kết thúc chuyến đi.
- Dịch vụ thuộc nhóm cần đối soát → kiểm tra thời điểm hoàn thành đối soát.
Trường hợp đặc biệt, cần lưu ý:
- Vận tải hàng hóa.
- Vận tải hành khách.
- Taxi.
- Chuyển phát.
- Logistics.
- Bốc xếp.
- Lưu kho.
- Giao nhận.
- Dịch vụ cung cấp qua nền tảng.
Đặc biệt: hóa đơn vận tải còn phải kiểm tra các thông tin bắt buộc đặc thù theo trường hợp áp dụng như phương tiện, hành trình điểm đi – điểm đến...
Ghi nhớ: Đừng gom tất cả “vận tải – logistics” vào một cách xuất hóa đơn.
7. BẤT ĐỘNG SẢN
Phải chia riêng từng nghiệp vụ:
- Chuyển nhượng BĐS.
- Xây nhà/căn hộ để bán.
- Thu tiền theo tiến độ.
- Bàn giao nhà.
- Cho thuê BĐS.
- Thu trước tiền thuê nhiều kỳ.
Trường hợp đặc biệt, cần lưu ý:
- Tiền đặt cọc mua nhà.
- Tiền thanh toán đợt 1.
- Thanh toán theo tiến độ.
- Bàn giao nhà nhưng còn công nợ.
- Thu tiền thuê trước 6 tháng/1 năm/nhiều năm.
Đặt cọc – thanh toán theo tiến độ:
- Đặt cọc để bảo đảm giao kết → phải xác định đúng bản chất.
- Khi khoản tiền đã trở thành thanh toán theo tiến độ hợp đồng → không tiếp tục gọi là “đặt cọc”.
Ví dụ:
- 01/09: đặt cọc 200 triệu.
- 20/09: thanh toán đợt 1 là 1 tỷ.
- 30/12: bàn giao.
→ Phải xác định bản chất từng khoản tiền và từng mốc, không lấy một ngày áp cho cả giao dịch.
8. GIÁO DỤC – ĐÀO TẠO
Bạn cần phân biệt:
- Thu học phí theo tháng.
- Thu theo học kỳ.
- Thu cả khóa.
- Đào tạo ngắn hạn.
- Dạy nghề.
- Liên kết đào tạo.
- Phí tài liệu.
- Khoản thu hộ.
Đặt cọc – tạm ứng:
- Đặt cọc giữ chỗ/bảo đảm tham gia khóa học → xem đúng bản chất khoản đặt cọc.
- Thu trước học phí → bản chất là tiền dịch vụ đào tạo trả trước → phải kiểm tra thời điểm lập hóa đơn tại lúc thu.
Lưu ý: Không được gọi toàn bộ tiền học viên chuyển trước là “đặt cọc”.
9. KHÁM CHỮA BỆNH – Y TẾ
Phải tách riêng:
- Bệnh nhân tự thanh toán.
- BHYT thanh toán.
- Bảo hiểm thương mại thanh toán.
- Bệnh nhân đồng chi trả.
- Khám sức khỏe doanh nghiệp.
- Xét nghiệm.
- Tiêm chủng.
- Thẩm mỹ/chăm sóc sức khỏe.
Trường hợp đặc biệt, cần lưu ý:
- Phần cơ quan BHXH thanh, quyết toán có cơ chế thời điểm hóa đơn riêng.
- Không lấy thời điểm bệnh nhân tự trả tiền áp máy móc cho phần BHYT.
- Phải phân biệt phần người bệnh trả – BHYT trả – bảo hiểm khác trả.
10. NGÂN HÀNG – CHO VAY – LÃI TIỀN VAY
Kế toán cần kiểm tra:
- Kỳ hạn thu lãi theo hợp đồng.
- Đến kỳ có thu được lãi không.
- Lãi có được theo dõi ngoại bảng không.
- Khách trả lãi trước hạn.
- Phí dịch vụ ngân hàng.
- Dịch vụ cần đối soát.
Trường hợp đặc biệt:
- Đến kỳ nhưng không thu được lãi → phải kiểm tra điều kiện xử lý riêng.
- Thu lãi trước hạn → chú ý thời điểm thực tế thu lãi.
Ghi nhớ: Lãi tiền vay ≠ phí dịch vụ ngân hàng.
11. ĐIỆN – NƯỚC – VIỄN THÔNG VÀ DỊCH VỤ CẦN ĐỐI SOÁT
Thời điểm xuất hóa đơn:
- Theo thời điểm hoàn thành đối soát số liệu giữa các bên theo kỳ quy ước/thỏa thuận đối với trường hợp thuộc diện áp dụng.
- Phải kiểm soát thời hạn tối đa theo quy định.
Trường hợp đặc biệt, cần lưu ý:
- Phải có kỳ đối soát rõ ràng.
- Dữ liệu đối soát phải đầy đủ.
- Có căn cứ/xác nhận giữa các bên.
- Không phải dịch vụ nào có hợp đồng ghi “đối soát” cũng tự động được kéo thời điểm xuất HĐ.
- Nếu không thuộc nhóm đặc thù → quay về nguyên tắc chung.
Đặt cọc – tạm ứng:
- Đặt cọc bảo đảm sử dụng dịch vụ → xem bản chất đặt cọc.
- Nạp trước/thanh toán trước tiền dịch vụ → phải phân biệt với đặt cọc và xem thời điểm thu tiền.
12. BẢO HIỂM
Cần phân biệt:
- Bảo hiểm nhân thọ.
- Bảo hiểm phi nhân thọ.
- Phí bảo hiểm gốc.
- Tái bảo hiểm.
- Đồng bảo hiểm.
- Phí thu một lần.
- Phí thu định kỳ.
- Điều chỉnh phí.
- Hoàn phí/hủy hợp đồng.
Thời điểm xuất hóa đơn: phải căn cứ thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm và quy định chuyên ngành tương ứng.
Trường hợp đặc biệt, cần lưu ý:
- Hoàn phí → phải xử lý hóa đơn tương ứng.
- Điều chỉnh phí → không bỏ qua hóa đơn đã lập.
- Thu hộ/chi hộ → phải xác định có thực sự là doanh thu hay không.
Đặt cọc – tạm ứng: đừng đánh đồng tiền bảo đảm giao kết hợp đồng với tiền phí bảo hiểm trả trước.
13. NHÓM NGÀNH ĐẶC THÙ KHÁC
Phải kiểm tra quy định riêng đối với:
- Dầu thô, condensate.
- Khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than.
- Chứng khoán.
- Xổ số.
- Casino.
- Trò chơi điện tử có thưởng.
- Đại lý đổi ngoại tệ.
- Nhận/chi trả ngoại tệ.
- Một số dịch vụ tài chính đặc thù.
Lưu ý: Đây là nhóm không được lấy nguyên tắc dịch vụ thông thường rồi áp máy móc.
8 CÂU HỎI CHỐT TRƯỚC KHI XUẤT HÓA ĐƠN
- 1. Đây là bán HÀNG HÓA hay DỊCH VỤ?
- 2. Hàng đã CHUYỂN GIAO chưa?
- 3. Dịch vụ đã HOÀN THÀNH chưa?
- 4. Có THU TIỀN TRƯỚC không?
- 5. Tiền nhận trước là ĐẶT CỌC hay TẠM ỨNG/THANH TOÁN?
- 6. Có NGHIỆM THU/BÀN GIAO từng phần không?
- 7. Có thuộc trường hợp ĐỐI SOÁT DỮ LIỆU không?
- 8. Ngành này có QUY ĐỊNH ĐẶC THÙ không?
GHI NHỚ
- Hàng hóa → bám CHUYỂN GIAO.
- Dịch vụ → bám HOÀN THÀNH/THU TIỀN theo trường hợp.
- Đặt cọc bảo đảm ≠ tạm ứng/thanh toán trước.
- Xây dựng → bám NGHIỆM THU/BÀN GIAO.
- Xuất khẩu → đặc biệt kiểm tra THÔNG QUAN.
- Dịch vụ đối soát → bám ĐỐI SOÁT + THỜI HẠN TỐI ĐA.
- Ngành đặc thù → kiểm tra QUY ĐỊNH RIÊNG.
