16/10/2026
Onde estão os seus documentos? E daqui a 10 anos, ainda os consegue encontrar? 🤔
Em contabilidade, a regra geral é conservar a documentação fiscal e contabilística durante 10 anos. Muitos empresários cumprem a regra de forma improvisada: pastas de papel, e-mails perdidos, ficheiros no ambiente de trabalho do computador.
O arquivo digital não é só "digitalizar papel". É organizar a informação para que ela esteja disponível quando for necessária.
Boas práticas para começar:
✔ Defina uma estrutura de pastas simples e igual todos os anos.
✔ Use uma nomenclatura consistente nos ficheiros.
✔ Guarde os documentos em formato legível e que mantenha a integridade do original.
✔ Faça cópias de segurança em, pelo menos, dois locais distintos.
✔ Controle quem tem acesso, em linha com o RGPD.
✔ Reveja o arquivo periodicamente, para que o que está guardado continue a ser encontrado.
Um arquivo bem organizado poupa tempo em inspeções, em pedidos de esclarecimento, na preparação de contas e em qualquer decisão que dependa de informação passada.
E você, como está a organizar o arquivo da sua empresa? Partilhe nos comentários a prática que mais lhe tem facilitado a vida 👇
