PIMAG - Biuro Rachunkowe Wrocław Śródmieście

Krajowy System e-Faktur (KSeF) po pierwszym rozliczeniu w praktyce pokazuje jedno: system działa stabilnie, ale prawdziwe wyzwanie leży po stronie firm.

Maj 2026 ujawnił różnicę między teorią a codzienną praktyką księgową. Największe problemy?

📌 równoległy obieg PDF i e-faktur
📌 błędy w procesach księgowych i VAT
📌 brak pełnej integracji systemów ERP
📌 nieprzygotowane procedury wewnętrzne

Wnioski są jasne – KSeF wymusza uporządkowanie procesów i pełną cyfryzację obiegu dokumentów. Firmy, które już się dostosowały, zyskują czas i automatyzację. Pozostałe mają coraz mniej czasu na zmiany.

📅 Zaległy urlop za 2025 rok. Do kiedy trzeba go wykorzystać?

Pracownicy, którzy nie wykorzystali całego urlopu wypoczynkowego za 2025 rok, powinni pamiętać o ważnym terminie. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy zaległy urlop należy wykorzystać najpóźniej do 30 września 2026 r. ⏳

⚠️ Brak wykorzystania urlopu do tego dnia nie oznacza, że pracownik automatycznie traci do niego prawo. Dla pracodawcy może jednak oznaczać konsekwencje, ponieważ nieudzielenie zaległego urlopu stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym.

💰 W przypadku kontroli może zostać nałożona grzywna od 1 000 do 30 000 zł, jeśli zaniedbanie nastąpiło z winy pracodawcy.

📖 Warto również pamiętać, że roszczenie o udzielenie niewykorzystanego urlopu przedawnia się po 3 latach od dnia, w którym stało się wymagalne.

✅ Przypomnienie dla pracodawców: już teraz warto sprawdzić stan zaległych urlopów i zaplanować ich wykorzystanie przed końcem września 2026 r.

Pożyczki udzielane pracownikom to rozwiązanie, które w wielu firmach pełni podwójną rolę – z jednej strony stanowi realne wsparcie finansowe, z drugiej może wzmacniać relacje i zaufanie w zespole. 🤝 Warto jednak pamiętać, że wiążą się one z określonymi konsekwencjami podatkowymi i formalnymi, które powinny być dobrze przeanalizowane, aby uniknąć nieprawidłowości.

Z perspektywy pracodawcy:
• pożyczka powinna być właściwie udokumentowana (umowa, harmonogram spłaty, ewentualne oprocentowanie)
• jej udzielenie nie stanowi kosztu podatkowego
• zwrot kapitału nie jest przychodem
• należy ocenić, czy pojawiają się obowiązki podatkowe lub składkowe (np. przy świadczeniach nieodpłatnych)

Z perspektywy pracownika:
• samo otrzymanie pożyczki co do zasady nie generuje przychodu
• konsekwencje podatkowe mogą pojawić się przy braku oprocentowania lub jego zaniżeniu
• ewentualna korzyść może zostać uznana za przychód z nieodpłatnych świadczeń

Nie można też pomijać kwestii formalnych – w określonych sytuacjach zastosowanie mogą mieć przepisy dotyczące podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC), choć pożyczki pracownicze często korzystają z wyłączeń lub zwolnień, np. gdy są powiązane ze stosunkiem pracy lub finansowane z ZFŚS. 📄

Podsumowując, pożyczki dla pracowników mogą być korzystnym rozwiązaniem, ale wymagają odpowiedniego przygotowania i znajomości przepisów. Kluczowe jest jasne określenie zasad oraz świadomość skutków podatkowych po obu stronach.

Przed wprowadzeniem takiego rozwiązania w firmie warto przeanalizować jego konsekwencje.Masz wątpliwości? Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym. 💬

📲 +48 71 723 48 39

📄 Umowa o dzieło – co warto wiedzieć?

Umowa o dzieło to jedna z najpopularniejszych form współpracy w Polsce, szczególnie w branżach kreatywnych i projektowych. Mimo to w praktyce często bywa mylona z umową zleceniem, a nawet umową o pracę ⚖️

Najważniejsza różnica? Rezultat.

Umowa o dzieło dotyczy wykonania konkretnego efektu, np. projektu graficznego, strony internetowej, programu czy utworu muzycznego 🎨💻

W przypadku umowy zlecenia kluczowe jest natomiast wykonywanie określonych czynności, a nie końcowy efekt pracy.

🚨 Warto pamiętać, że umowa o dzieło nie sprawdzi się przy pracach powtarzalnych lub wykonywanych w sposób ciągły – w takich sytuacjach może zostać zakwestionowana przez ZUS lub sąd.

📌 Co istotne – sama nazwa umowy nie decyduje o jej charakterze. Liczy się faktyczny sposób współpracy.

💼 Dlatego tak ważne jest prawidłowe dobranie formy umowy, aby uniknąć nieporozumień i problemów podczas kontroli.

📩 Masz wątpliwości? Skontaktuj się z biurem rachunkowym – pomożemy dobrać właściwe rozwiązanie.

Satysfakcja klientów to nasz priorytet. ✅ Cieszymy się, że nasze standardy obsługi spotykają się z tak pozytywnym odbiorem z waszej strony. 💪

Profesjonalizm w usługach księgowych to nie tylko poprawność cyfr, ale przede wszystkim przewidywalność i merytoryczne wsparcie na każdym etapie rozwoju przedsiębiorstwa. Dziękujemy za docenienie naszego zaangażowania w codzienną obsługę procesów rachunkowych. 🤝

Zespół Biura Rachunkowego Pimag.

Wynajem nieruchomości to popularny sposób na dodatkowy dochód, jednak od 2023 roku wybór formy opodatkowania w najmie prywatnym został ograniczony wyłącznie do ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Co to oznacza dla właścicieli mieszkań w 2026 roku? 🧐🏡

Poniżej kluczowe zasady, które pozwolą prawidłowo wywiązać się z obowiązków podatkowych:
1. Podatek od przychodu, nie od dochodu
W ryczałcie podstawą opodatkowania jest kwota otrzymana od najemcy. Najważniejszą cechą tej formy jest brak możliwości odliczania kosztów. Wydatki na remont, wyposażenie, odsetki od kredytu czy amortyzacja nie wpływają na wysokość podatku.
2. Ile wynosi stawka ryczałtu?
Wysokość podatku zależy od łącznych przychodów w danym roku:
• 8,5% – do kwoty 100 000 zł przychodu rocznie.
• 12,5% – od nadwyżki ponad limit 100 000 zł.
Ważne dla małżonków: Przy wspólności majątkowej limit 100 000 zł jest wspólny (po 50% na każdego), chyba że zostanie złożone oświadczenie o opodatkowaniu całości przez jednego z nich.
3. Prawidłowa konstrukcja umowy to niższy podatek
Podatek płaci się wyłącznie od czynszu najmu (odstępnego). Jeśli umowa jest sformułowana prawidłowo i najemca wpłaca opłaty administracyjne oraz media bezpośrednio do dostawców lub spółdzielni, kwoty te nie stanowią przychodu właściciela i nie są opodatkowane.
4. Zasada kasowa i terminy
Obowiązek podatkowy powstaje w momencie faktycznego otrzymania pieniędzy.
• Podatek należy wpłacić na mikrorachunek podatkowy do 20. dnia miesiąca następującego po otrzymaniu płatności (lub kwartału – przy spełnieniu warunków).
• Tytuł przelewu: PPE.
5. Brak konieczności zgłoszenia
W 2026 roku nie trzeba składać specjalnego oświadczenia o wyborze ryczałtu. Pierwsza wpłata podatku do urzędu jest traktowana jako wybór tej formy opodatkowania.
6. Rozliczenie roczne: PIT-28
Wszystkie przychody z najmu należy wykazać w rocznej deklaracji PIT-28, którą składa się do 30 kwietnia roku następnego.

Podsumowanie: Prawidłowe rozliczenie najmu w 2026 roku opiera się na skrupulatnym monitorowaniu dat wpływów oraz właściwym rozdzieleniu czynszu od opłat eksploatacyjnych w umowie. Pozwala to uniknąć nadpłacania podatku oraz ewentualnych sankcji ze strony organów podatkowych.

Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu rozliczenia rocznego lub analizy umowy najmu pod kątem podatkowym? Zapraszamy do kontaktu. 💬
📲 +48 71 723 48 39

Czy zawieszenie albo zamknięcie działalności w 2025 r. zwalnia z rocznego rozliczenia składki zdrowotnej? Niekoniecznie.

🔎 Zasada ogólna (ZUS): Obowiązek rozliczenia rocznej składki zdrowotnej dotyczy także przedsiębiorców, którzy w 2025 r.:

zawiesili działalność
zakończyli działalność

👉 jeśli choć przez 1 dzień w roku podlegali ubezpieczeniu zdrowotnemu.

❗ Kiedy nie trzeba składać rozliczenia?

Jeżeli działalność była zawieszona przez cały 2025 rok i w tym czasie nie powstał tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego.

⚠️ Istotny wyjątek: Jeśli działalność została wznowiona w styczniu 2026 r. (przy rozliczeniu na zasadach ogólnych), to mimo zawieszenia w 2025 r. może powstać obowiązek złożenia rocznego rozliczenia w celu wyliczenia składki zdrowotnej za styczeń 2026r.

💼 W praktyce: Zawieszenie lub likwidacja firmy nie zawsze oznacza brak obowiązków wobec ZUS, kluczowe są daty i faktyczny okres podlegania ubezpieczeniu.

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur obliguje przedsiębiorców do rewizji dotychczasowych procesów dokumentacyjnych. Jednym z kluczowych zagadnień, budzących wątpliwości na etapie operacyjnym, jest status faktury pro forma.
Czy dokument pro forma znajdzie się w systemie KseF? 🤔

Z punktu widzenia legislacyjnego odpowiedź jest jednoznaczna: Nie. ❌

Faktura pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług (VAT). Pełni ona rolę dokumentu informacyjnego, stanowiąc ofertę handlową lub wezwanie do zapłaty. W związku z tym, że nie wywołuje ona skutków podatkowych (nie stanowi podstawy do odliczenia podatku naliczonego ani nie generuje obowiązku w podatku należnym), pozostaje poza jurysdykcją systemu KSeF.

Kluczowe aspekty dla procesów biznesowych:
• Brak zmian w dystrybucji: Dokumenty pro forma mogą być nadal generowane w systemach ERP/sprzedażowych i przesyłane bezpośrednio do kontrahentów w formacie PDF lub papierowym.
• Rozdzielność obiegów: Należy wyraźnie odseparować obieg dokumentów handlowych (pro forma) od obiegu faktur ustrukturyzowanych. Dopiero moment powstania obowiązku podatkowego lub otrzymania płatności obliguje do wystawienia faktury w formacie .xml i przesłania jej do KSeF.
• Architektura systemowa: Przedsiębiorstwa powinny zweryfikować, czy ich systemy księgowe po integracji z KSeF płynnie obsługują konwersję opłaconych pro form na ustrukturyzowane faktury zaliczkowe lub końcowe.

Jako biuro rachunkowe rekomendujemy utrzymanie dotychczasowych standardów korzystania z pro form, przy jednoczesnym uszczelnieniu procedur wystawiania faktur właściwych po otrzymaniu należności. ✅

Masz pytania dotyczące wdrożenia KSeF w swojej firmie? Zapraszamy na konsultację 💬
📲 +48 71 723 48 39

Złożenie zeznania podatkowego i zapłata podatku nie zawsze oznacza koniec obowiązków związanych z rozliczeniem PIT. Urząd skarbowy ma prawo weryfikować Twoje rozliczenia jeszcze przez kilka kolejnych lat.

Jak długo przechowywać dokumenty PIT za 2025? 📁
Minimalny okres to do końca 2031 roku. Wynika to z zasad przedawnienia zobowiązań podatkowych – standardowo jest to 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (dla PIT 2025 termin płatności mija 30 kwietnia 2026 r.).

Co warto zachować? 🔍
• zeznanie podatkowe PIT
• UPO (urzędowe potwierdzenie odbioru)
• faktury i rachunki do ulg (np. rehabilitacyjnych)
• dowody zapłaty podatku i zaliczek
• dokumenty księgowe (dla przedsiębiorców)

⚠️ Ważne: Okres przechowywania może się wydłużyć np. w przypadku kontroli, postępowań podatkowych, rozłożenia podatku na raty czy sporów z urzędem. Dotyczy to zarówno przedsiębiorców, jak i osób prywatnych. 👨‍💼

Dobra praktyka? Zachowaj dokumenty nawet dłużej niż minimum – szczególnie jeśli korzystasz z ulg podatkowych lub rozliczasz się samodzielnie. ✅

Rejestry VAT to podstawa prawidłowego rozliczania podatku od towarów i usług. Umożliwiają dokładne ewidencjonowanie sprzedaży i zakupów, dzięki czemu minimalizują ryzyko błędów w deklaracjach oraz zapewniają zgodność z obowiązującymi przepisami.

Każda transakcja powinna być odpowiednio udokumentowana – zgodnie z aktualnymi regulacjami. Ich nieprzestrzeganie może prowadzić do sankcji finansowych oraz problemów podczas kontroli skarbowych. 🏦

Rzetelnie prowadzone rejestry VAT to nie tylko obowiązek, ale także bezpieczeństwo Twojej firmy i spokój w codziennym prowadzeniu biznesu. ✔️

Potrzebujesz wsparcia w prowadzeniu księgowości? Skontaktuj się z nami. 🤝
📲 +48 71 723 48 39