Biuro Rachunkowe Tributo

„Dzisiaj przychodzi do pracy nowy pracownik. Co mam zrobić?”

Takie pytanie często trafia do naszego działu kadrowego dopiero w dniu rozpoczęcia pracy.

I w praktyce to już za późno.

Zatrudnienie nowej osoby wymaga wcześniejszego przygotowania. Nie wystarczy informacja, że ktoś „zaczyna od dziś”.

Żeby poprawnie przeprowadzić proces, trzeba ustalić między innymi:

- jaka będzie forma współpracy,
- jakie będzie wynagrodzenie,
- czym dana osoba będzie się zajmować,
- od kiedy dokładnie zaczyna pracę,
- jakie dokumenty trzeba przygotować i podpisać.

Te informacje są potrzebne wcześniej, żeby dział kadr mógł spokojnie przygotować dokumenty, zgłoszenia i cały proces zatrudnienia.

Najczęstszy problem nie polega więc na samym zatrudnieniu, ale na tym, że informacja trafia za późno i jest zbyt krótka.

Dlatego jeśli planujesz przyjęcie nowej osoby do firmy, warto zgłosić ten temat wcześniej.

A jeśli masz wątpliwości, jaka forma współpracy będzie właściwa albo jakie dokumenty będą potrzebne — skontaktuj się z naszym działem kadrowym.

Pomożemy uporządkować proces zanim nowy pracownik pojawi się pierwszego dnia w pracy.

Nie każde szkolenie kończy się certyfikatem. Każde kończy się jednak nową wiedzą, którą później wykorzystujemy w pracy z klientami.

Zmiany w przepisach to dla księgowych codzienność. Dlatego regularnie szkolimy się i aktualizujemy swoją wiedzę. Często organizujemy szkolenia wewnętrzne z tematyki która akurat wymaga zgłębienia tematu.

Tym razem wzięłyśmy udział w szkoleniu dotyczącym JPK-CIT - jednego z największych wyzwań, które czekają przedsiębiorców prowadzących pełną księgowość.

Im lepiej przygotujemy się dziś, tym spokojniej przeprowadzimy naszych klientów przez nadchodzące zmiany.

W głowie już weekend, ale dokumenty do księgowości same się nie przekażą.

Przypominamy, że dokumenty za poprzedni miesiąc należy dostarczyć do 10. dnia miesiąca.

Terminowo przekazane dokumenty to spokojniejsze rozliczenia, więcej czasu na wyjaśnienie ewentualnych wątpliwości i mniejsze ryzyko działania na ostatnią chwilę.

Warto sprawdzić jeszcze dziś, czy wszystkie faktury, koszty i potwierdzenia są już w komplecie i oznaczyć to właściwie w Portalu Dokumentów.

Od dziś PIP ma nowe uprawnienia. I nie chodzi tylko o samą umowę.

Od 8 lipca inspektorzy PIP mogą dokładniej przyglądać się temu, czy umowa cywilnoprawna faktycznie nie powinna być umową o pracę.

Dla firm oznacza to jedno: sama nazwa umowy nie wystarczy.

Jeśli w dokumentach jest zlecenie albo B2B, ale w praktyce dana osoba pracuje jak pracownik - w określonych godzinach, pod kierownictwem, w stałym miejscu i bez realnej samodzielności - może pojawić się ryzyko zakwestionowania takiej współpracy.

I tu dochodzimy do ważnej rzeczy: to nie jest tylko kwestia „zmiany umowy”.

Mogą pojawić się też konsekwencje finansowe. Między innymi grzywny, zaległe składki, korekty rozliczeń albo dodatkowe obowiązki po stronie pracodawcy.

Dlatego nie warto odkładać tego tematu do momentu kontroli.

Jeśli korzystasz z umów zlecenia, B2B albo innych form współpracy, dobrym krokiem będzie spokojny przegląd tego, jak te umowy są wykonywane na co dzień.

Od 8 lipca temat współpracy B2B będzie szczególnie ważny dla wielu przedsiębiorców.

Ale warto to powiedzieć: to nie oznacza końca B2B.

Problemem nie jest sama umowa B2B. Problem pojawia się wtedy, gdy dokument mówi jedno, a codzienna praktyka wygląda jak stosunek pracy.

W praktyce warto sprawdzić nie tylko umowę, ale też procesy, które funkcjonują wokół współpracy.

Czy zleceniobiorca ma realną samodzielność?
Czy firma narzuca mu godziny i miejsce pracy?
Czy kontroluje efekt usługi, czy sposób wykonywania pracy?
Czy benefity, raportowanie i procedury nie są po prostu skopiowane z modelu pracowniczego?
Czy umowa, procesy i codzienna praktyka mówią to samo?

To szczególnie ważne w branżach projektowych, na przykład w IT.

Sprinty, spotkania statusowe, code review czy odbiór prac są naturalnym elementem współpracy projektowej. Ryzyko może pojawić się wtedy, gdy organizacja zaczyna zarządzać kontraktorem tak, jak pracownikiem.

Dlatego nie chodzi o panikę.
Chodzi o spójność.

Umowa, procesy i praktyka współpracy powinny do siebie pasować.
Sprawdź B2B wcześniej — zanim temat wróci przy kontroli, sporze albo zmianach w firmie.

„Kto nie idzie do przodu, ten się cofa.”

W naszej branży to zdanie jest dziś wyjątkowo aktualne.

W zastraszającym tempie zmieniają się przepisy, obowiązki przedsiębiorców, sposób komunikacji z urzędami, a także narzędzia, z których korzystamy na co dzień. Sztuczna inteligencja nie omija również księgowości.

Często słyszymy pytanie czy AI zabierze nam pracę? - my nie mamy takich obaw.
Widzimy za to, jak bardzo może wspierać naszą pracę - dobrą organizację, analizę danych, automatyzację procesów i szybszy dostęp do informacji.

Dlatego w naszym biurze na bieżąco aktualizujemy wiedzę nie tylko w zakresie podatków, kadr i płac ale także w zakresie zmian technologicznych które wpływają realnie na pracę biur rachunkowych i przedsiębiorców.

Spokojnie. Nie zamierzamy zmieniać realcji na rzecz botów.
Pragniemy zapewnić jeszcze lepszą obsługę naszych klientów aby połączyć wiedzę i doświadczenie z nowoczesnymi narzędziami.

Dziś kończy się rok szkolny.

Dla wielu rodzin to początek wakacji, wyjazdów i trochę innego rytmu dnia.

Ale w firmach lato też wymaga dobrego planu.

W praktyce właśnie w tym okresie częściej pojawiają się pytania o urlopy, zastępstwa, terminy płatności, dokumenty przekazywane z opóźnieniem i organizację pracy wtedy, gdy część zespołu odpoczywa.

Dlatego przed wakacyjnym trybem warto sprawdzić kilka rzeczy:

czy dokumenty za miesiąc są przekazywane na bieżąco,
czy wiadomo, kto odpowiada za płatności podczas urlopu,
czy pracownicy mają zaplanowane urlopy,
czy firma ma zabezpieczone środki na podatki, ZUS i wynagrodzenia,
czy ważne decyzje nie zostają „na po wakacjach”.

Bo dobra księgowość to nie tylko rozliczenie dokumentów.

To także uporządkowanie procesów tak, żeby firma działała spokojnie nawet wtedy, gdy tempo na chwilę się zmienia.

Wakacje są od odpoczynku.
Ale firmowe obowiązki lubią mieć swój kalendarz.

Warto zadbać o niego wcześniej.