Biuro Rachunkowe K3

📂 8 dokumentów, których przedsiębiorcy najczęściej szukają wtedy, kiedy są potrzebne „na już”

„Przecież na pewno gdzieś to mam…”

Brzmi znajomo? 😉

Cyfryzacja i KSeF bardzo ułatwiły przedsiębiorcom życie, ale nie sprawiły, że wszystkie firmowe dokumenty magicznie znalazły się w jednym miejscu.

Wciąż warto pilnować m.in.:

🧾 faktur i dokumentów spoza KSeF,
⛽ dokumentów dotyczących wydatków na samochód i paliwo,
🚗 umów i harmonogramów leasingowych,
🛡 polis ubezpieczeniowych,
📝 umów z kontrahentami,
💳 potwierdzeń przelewów, jeśli mogą być potrzebne do udokumentowania transakcji,
👥 umów, aneksów i dokumentacji pracowniczej,
📑 pełnomocnictw, decyzji, zaświadczeń i korespondencji urzędowej.

I problemem zwykle nie jest to, że dokument zaginął.

Problemem jest to, że nikt nie wie, gdzie go szukać.

Jak tego uniknąć?

✔ ustal jedno miejsce na dokumenty firmowe,
✔ przyjmij jeden sposób ich nazywania,
✔ podziel je na kategorie i lata,
✔ regularnie przekazuj dokumenty do księgowości,
✔ ważne dokumenty elektroniczne archiwizuj, nie zostawiaj ich wyłącznie w skrzynce mailowej.

Dobra organizacja dokumentów nie jest najbardziej ekscytującą częścią prowadzenia biznesu.

Ale kiedy po dwóch latach potrzebujesz konkretnej umowy, polisy albo potwierdzenia, docenisz każdą minutę poświęconą na porządek. 😉

A jak jest u Ciebie?

📂 Wszystko ma swoje miejsce
czy
🔎 „Wiem, że gdzieś to mam”?

📞 +48 887 805 240
📧 [email protected]

📊 5 rzeczy, których dobra księgowa nie robi

Współpraca z biurem rachunkowym to partnerstwo.

A to oznacza, że każda ze stron ma swoją rolę.

Czasami przedsiębiorcy oczekują, że księgowa będzie pamiętać o wszystkim, podejmować decyzje za właściciela firmy i przewidywać sytuacje, o których nikt jej nie poinformował.

Tak to jednak nie działa.

Profesjonalna księgowość opiera się na współpracy, komunikacji i wzajemnym zaufaniu.

👉 W naszej karuzeli pokazujemy 5 rzeczy, których dobra księgowa nie robi i dlaczego właśnie to świadczy o wysokiej jakości obsługi.

Bo najlepsze efekty osiąga się wtedy, gdy przedsiębiorca i księgowa grają do jednej bramki.

📞 +48 887 805 240
📧 [email protected]

KSeF zmienia zasady gry dla freelancerów. Bez faktury można stracić zlecenie Firmy coraz częściej pytają freelancerów nie tylko o portfolio i stawkę, ale też o sposób rozliczenia. Wraz z wejściem KSeF faktura przestaje być formalnością na koniec projektu, a staje się elementem decyzji zakupowej. Problem w tym, że wielu wykonawców nadal nie ma gotowego modelu ro...

Usługi administracyjne i biurowe - VAT jak liczyć limit przy utracie zwolnienia

Moment ujęcia w limicie zwolnienia z VAT usług stałej obsługi administracyjnej i biurowej Przy stałej obsłudze administracyjnej i biurowej decydująca jest zasadniczo data wystawienia faktury. Jeżeli podatnik wystawia fakturę 1 lipca za usługę świadczoną w czerwcu, a faktura dokumentuje stałą obsługę biurową, obowiązek podatkowy powstaje 1 lipca. Skoro obowiązek podatkowy ...

📱 mObywatel dla przedsiębiorcy, z których funkcji naprawdę warto korzystać?

Większość osób kojarzy mObywatela z cyfrowym dowodem osobistym.

Tymczasem dla przedsiębiorcy aplikacja może być znacznie bardziej praktycznym narzędziem.

Oto funkcje, z których naprawdę warto korzystać:

✅ Usługa „Firma”
Sprawdzisz status swojej działalności, a od niedawna również zawiesisz, wznowisz lub zmienisz okres zawieszenia działalności bez wizyty w urzędzie. Możesz także zarządzać pełnomocnictwami i prokurentami.

🔐 Zastrzeżenie numeru PESEL
To jedna z najważniejszych funkcji chroniących przed wyłudzeniami i próbami zaciągnięcia zobowiązań na Twoje dane. Szczególnie ważna dla osób prowadzących działalność gospodarczą.

✍️ Podpisywanie dokumentów
Coraz więcej spraw urzędowych możesz podpisać elektronicznie bez drukowania dokumentów i wychodzenia z biura.

🚗 Informacje o pojazdach i polisach
Jeżeli w firmie korzystasz z samochodów, szybko sprawdzisz dane pojazdu czy ważność obowiązkowego OC.

📬 Sprawy urzędowe w jednym miejscu
mObywatel stale zyskuje nowe usługi, dzięki którym coraz więcej formalności można załatwić z telefonu lub komputera, bez wizyty w urzędzie.

Nowoczesne prowadzenie firmy to nie tylko dobra księgowość.

To również korzystanie z narzędzi, które oszczędzają czas i ułatwiają codzienną organizację pracy.

A Ty wykorzystujesz mObywatela tylko jako dowód osobisty, czy korzystasz także z jego funkcji dla przedsiębiorców?

📞 +48 887 805 240
📧 [email protected]

📞 Czy księgowa powinna odbierać Twój telefon na urlopie?

To pytanie ma prostą odpowiedź.

Nie.

I nie dlatego, że nie chce pomóc.

Tylko dlatego, że dobrze zorganizowane biuro rachunkowe nie opiera się na jednej osobie.

W K3 wierzymy, że profesjonalna obsługa klienta to nie tylko wiedza księgowa. To również dobrze zorganizowany zespół i sprawdzone procesy.

Dlatego podczas urlopu jednej osoby:

✔ klienci nadal mają z kim się kontaktować,
✔ sprawy nie czekają na powrót z wakacji,
✔ dokumenty są obsługiwane na bieżąco,
✔ firma działa tak, jak powinna.

Bo dobra współpraca z biurem rachunkowym to nie dostępność jednej osoby przez 24 godziny na dobę.

To pewność, że niezależnie od okoliczności ktoś czuwa nad Twoją księgowością.

Dzięki temu przedsiębiorca również może spokojnie wyjechać na urlop, wiedząc, że jego sprawy są pod kontrolą.

📞 +48 887 805 240
📧 [email protected]

Czy naprawdę musisz przechowywać papierowe faktury?

Jeszcze kilka lat temu odpowiedź była prosta:
📚 segregatory, teczki i półki pełne dokumentów.

Dziś? To zależy od rodzaju faktury.

📑 Faktury papierowe

Jeśli nadal otrzymujesz faktury w formie papierowej, powinieneś je przechowywać zgodnie z przepisami podatkowymi. Możesz również zeskanować dokumenty i archiwizować je elektronicznie, pod warunkiem że zachowają czytelność, autentyczność i integralność.

💻 Faktury elektroniczne (PDF)

Faktury otrzymane w formie elektronicznej (np. PDF) również nie muszą być drukowane. Najważniejsze, aby były odpowiednio zabezpieczone i łatwe do odszukania w razie potrzeby.

📄 Faktury w KSeF

Jeżeli faktura została wystawiona w KSeF, jest automatycznie przechowywana w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym została wystawiona. Nie ma obowiązku drukowania jej ani archiwizowania w segregatorach.

📌 Co warto robić w praktyce?

✔ przechowuj dokumenty w uporządkowany sposób,
✔ twórz elektroniczne archiwum dokumentów spoza KSeF,
✔ nie drukuj faktur tylko „na wszelki wypadek”, jeśli nie ma takiej potrzeby,
✔ zadbaj o możliwość szybkiego odnalezienia dokumentów.

Nowoczesna księgowość to nie sterty papieru. To dobrze zorganizowany obieg dokumentów, dzięki któremu oszczędzasz czas i masz wszystko pod kontrolą.

Masz pytania dotyczące KSeF lub archiwizacji dokumentów? Chętnie pomożemy.

📞 +48 887 805 240
📧 [email protected]

KSeF po kilku miesiącach. Co dziś sprawia przedsiębiorcom największą trudność?

Kiedy pojawił się obowiązek korzystania z KSeF, większość pytań dotyczyła jednego:

„Jak zacząć?”

Dziś widzimy, że problemem nie jest już samo wdrożenie systemu.

Największe wyzwania pojawiają się w codziennej pracy.

Najczęściej dotyczą:

🔐 Uprawnień
Kto może wystawiać faktury? Kto je odbiera? Jak nadać odpowiednie role pracownikom lub księgowości?

📂 Obiegu dokumentów
Jak sprawić, żeby faktury trafiały do właściwych osób i nie ginęły w natłoku codziennych obowiązków?

⏰ Terminowego przesyłania faktur
W KSeF liczy się nie tylko wystawienie faktury, ale także jej prawidłowe przesłanie do systemu.

👥 Organizacji pracy
KSeF wymaga uporządkowanych procesów. Firmy, które wcześniej miały jasny podział obowiązków, znacznie łatwiej przeszły na nowy sposób fakturowania.

💡 Największą zmianą nie jest sam system. To zmiana sposobu pracy.

Dlatego warto co jakiś czas przyjrzeć się swoim procedurom i sprawdzić, czy KSeF rzeczywiście usprawnia pracę firmy, czy tylko stał się kolejnym obowiązkiem.

Jeśli masz pytania dotyczące KSeF lub potrzebujesz wsparcia w organizacji procesów księgowych - zapraszamy do K3.

📞 +48 887 805 240
📧 [email protected]