Warsaw Tax Guys

📄 KSeF a PDF faktury – czy można wysłać kontrahentowi wizualizację?

To pytanie pojawia się bardzo często po wdrożeniu KSeF.

Przedsiębiorcy zastanawiają się:
👉 skoro faktura została wystawiona w KSeF, to czy można dodatkowo wysłać klientowi PDF?

Odpowiedź brzmi: tak ✅

Ale warto pamiętać o jednej ważnej rzeczy.

⸻

🔍 Faktura w KSeF to nie PDF

W przypadku KSeF właściwą fakturą jest:
📌 plik XML przesłany do systemu,
📌 któremu nadano numer KSeF.

To właśnie ten dokument jest fakturą ustrukturyzowaną w rozumieniu przepisów.

Natomiast PDF, który wysyłasz klientowi, jest jedynie:
➡️ wizualizacją faktury,
➡️ czyli czytelnym odwzorowaniem danych zapisanych w XML.

⸻

📧 Czy można wysłać PDF mailem?

Tak.

Jeżeli:
✔️ dane w PDF są zgodne z fakturą znajdującą się w KSeF,
✔️ zawiera numer KSeF,
✔️ zawiera kod QR umożliwiający weryfikację,

to taki dokument może pełnić funkcję wygodnego podglądu dla kontrahenta.

⸻

⚠️ Ważne: nie powstaje druga faktura

Wysłanie PDF-a po wystawieniu faktury w KSeF:

❌ nie tworzy nowej faktury,
❌ nie powoduje powstania kolejnego obowiązku podatkowego,
❌ nie oznacza podwójnego dokumentowania sprzedaży.

Faktura jest tylko jedna – ta znajdująca się w KSeF.

⸻

💡 O czym warto pamiętać?

Wizualizacja może zawierać:
✔️ logo firmy,
✔️ dane kontaktowe,
✔️ dodatkowe elementy graficzne.

Kluczowe jest jednak to, aby:
📌 kwoty,
📌 dane nabywcy,
📌 stawki VAT,
📌 zakres usługi lub towaru

były identyczne jak w fakturze zapisanej w KSeF.

Jeżeli pojawią się rozbieżności, decydujące znaczenie ma zawsze faktura znajdująca się w systemie KSeF.

⸻

📢 W praktyce oznacza to, że PDF nadal może być wygodnym narzędziem do komunikacji z klientem, ale od strony prawnej i podatkowej najważniejsza pozostaje faktura ustrukturyzowana zapisana w KSeF.

📞 692 768 960
✉️ [email protected]
📍 Warszawa, ul. Dzielna 15a lok. 3

💡 Rada dla przedsiębiorców: nie czekaj z pytaniem do księgowego do momentu podpisania umowy

To jeden z najczęstszych błędów w biznesie.

Przedsiębiorcy często konsultują z księgowością:
❌ już podpisaną umowę,
❌ zrealizowaną transakcję,
❌ zakupiony samochód,
❌ wybraną formę współpracy.

A wtedy często jest już za późno na wybór najkorzystniejszego rozwiązania.

👉 Warto skonsultować się wcześniej.

Kilkunastominutowa rozmowa przed podjęciem decyzji może pomóc:
✔️ uniknąć niepotrzebnych podatków,
✔️ wybrać lepszą formę rozliczenia,
✔️ ograniczyć ryzyko błędów,
✔️ zabezpieczyć interes firmy.

Pamiętaj — księgowość to nie tylko rozliczanie przeszłości. Dobra księgowość pomaga również planować przyszłość.

Dlatego zanim podpiszesz ważną umowę, zmienisz formę działalności, kupisz drogi sprzęt lub rozpoczniesz nową współpracę — warto wcześniej sprawdzić skutki podatkowe i finansowe takiej decyzji.

Często jedno pytanie zadane przed działaniem pozwala zaoszczędzić znacznie więcej niż późniejsze szukanie rozwiązania problemu.

📞 692 768 960
✉️ [email protected]
📍 Warszawa, ul. Dzielna 15a lok. 3

📚💙 Z okazji Dnia Księgowego 💙📚

Dziś chcemy złożyć najserdeczniejsze życzenia wszystkim księgowym, kadrowym, specjalistom ds. płac, doradcom podatkowym oraz pracownikom biur rachunkowych.

Szczególne podziękowania kierujemy do naszych współpracowników, partnerów biznesowych oraz wszystkich osób, z którymi na co dzień wspólnie dbamy o bezpieczeństwo i rozwój firm naszych klientów. 🤝

Życzymy Państwu:
✨ satysfakcji z wykonywanej pracy,
✨ wielu sukcesów zawodowych,
✨ spokojnych rozliczeń i bezproblemowych kontroli,
✨ wytrwałości w śledzeniu zmieniających się przepisów,
✨ terminowych klientów i uporządkowanych dokumentów,
✨ a przede wszystkim zdrowia, uśmiechu i czasu na odpoczynek.

Choć na co dzień pracujemy w różnych firmach i biurach rachunkowych, łączy nas jedno – odpowiedzialność za liczby, terminy i spokój przedsiębiorców.

Dziękujemy za Waszą pracę, zaangażowanie i profesjonalizm. 👏

Wszystkiego najlepszego z okazji Dnia Księgowego!

Zespół Warsaw Tax Guys 💙

🚀 Twoja firma rośnie? Księgowość też powinna.

Wielu przedsiębiorców zmienia biuro rachunkowe dopiero wtedy, gdy:
❌ pojawiają się błędy,
❌ ktoś nie odbiera telefonu,
❌ terminy zaczynają „uciekać”,
❌ albo urząd skarbowy zaczyna zadawać pytania.

A dobra księgowość powinna działać wcześniej — zanim pojawi się problem.

W Warsaw Tax Guys pomagamy przedsiębiorcom:
✔️ prowadzić księgowość bez chaosu,
✔️ reagować na zmiany w przepisach,
✔️ bezpiecznie rozliczać podatki,
✔️ uporządkować dokumenty i procesy,
✔️ mieć realne wsparcie w prowadzeniu biznesu.

Nie działamy schematem „zaksięgowane i do widzenia”.
Analizujemy, tłumaczymy i pomagamy podejmować lepsze decyzje finansowe 💼

Obsługujemy m.in.:
📌 JDG,
📌 spółki,
📌 ryczałt, KPiR i pełną księgowość,
📌 VAT, ZUS, kadry i płace,
📌 KSeF i bieżące zmiany podatkowe.

Jeśli chcesz mieć księgowość, która naprawdę wspiera Twój biznes — porozmawiajmy 👌

📞 692 768 960
✉️ [email protected]
📍 Warszawa, ul. Dzielna 15a lok. 3

💰 Koniec podatku Belki? Nie do końca, ale szykują się duże zmiany

Ministerstwo Finansów poinformowało, że 5 maja 2026 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy wprowadzający do polskiego systemu tzw. Osobiste Konta Inwestycyjne (OKI).

Nowe przepisy mają wejść w życie od 1 stycznia 2027 r.

---

📈 Czym mają być OKI?

To dobrowolne konta inwestycyjne, które pozwolą inwestować m.in. w:
✔️ akcje,
✔️ fundusze inwestycyjne,
✔️ lokaty bankowe,
✔️ obligacje oszczędnościowe.

Co ważne:
💡 środki będzie można wypłacić w dowolnym momencie.

---

🔥 Największa zmiana?

Dochody z aktywów zgromadzonych na OKI:
📌 mają być zwolnione z tzw. podatku Belki.

Dotyczyć ma to m.in.:
• odsetek z lokat,
• dywidend,
• części zysków inwestycyjnych.

---

⚠️ Ale pojawia się nowy mechanizm

Zamiast klasycznego podatku od zysków kapitałowych ma pojawić się:
👉 podatek od wartości aktywów.

Projekt zakłada:
✔️ zwolnienie do 100 tys. zł dla inwestycji takich jak akcje czy fundusze,
✔️ zwolnienie do 25 tys. zł dla lokat i obligacji oszczędnościowych.

Powyżej tych limitów ma obowiązywać nowy podatek.

---

📊 Jaka stawka?

W 2027 roku podatek od wartości aktywów ma wynieść:
📌 0,85%.

W kolejnych latach wysokość ma zależeć od stopy referencyjnej NBP.

---

🏦 Kto będzie mógł prowadzić OKI?

Konta mają oferować m.in.:
✔️ banki,
✔️ domy maklerskie,
✔️ fundusze inwestycyjne,
✔️ zakłady ubezpieczeń.

Co ciekawe:
👉 jedna osoba będzie mogła posiadać więcej niż jedno OKI.

---

💡 Co to oznacza w praktyce?

Projekt pokazuje, że państwo chce:
📈 zachęcać do inwestowania,
📈 rozwijać rynek kapitałowy,
📈 zwiększać udział prywatnych oszczędności w inwestycjach.

Ale jednocześnie:
⚠️ całkowita likwidacja podatku Belki raczej nie nastąpi — zmieni się po prostu sposób opodatkowania.

Na razie to projekt, ale temat zdecydowanie warto obserwować 👀

🤯 Ciekawostka podatkowa: czasem… brak faktury nie oznacza braku kosztu

Większość przedsiębiorców myśli:
👉 „Nie mam faktury = nie mam kosztu”.

A to nie zawsze prawda 👀

W polskich przepisach podatkowych kluczowe jest nie tylko posiadanie faktury, ale przede wszystkim:
✔️ czy wydatek faktycznie został poniesiony,
✔️ czy miał związek z działalnością gospodarczą,
✔️ i czy można go odpowiednio udokumentować.

Dlatego w praktyce zdarzają się sytuacje, w których koszt można wykazać również innymi dowodami, np.:
📌 umową,
📌 potwierdzeniem przelewu,
📌 korespondencją mailową,
📌 protokołem wykonania usługi,
📌 dokumentacją projektu.

⚠️ To oczywiście nie oznacza, że faktury są nieważne — nadal są podstawowym dokumentem księgowym.
Ale pokazuje, że w podatkach liczy się przede wszystkim:
👉 rzeczywisty przebieg zdarzenia gospodarczego.

Dlatego podczas kontroli urząd często analizuje nie tylko sam dokument, ale też:
• sens transakcji,
• jej realność,
• i powiązanie z działalnością firmy.

💡 Wniosek?
Dobra dokumentacja biznesowa bywa równie ważna jak sama faktura.

A wiele problemów podatkowych zaczyna się właśnie od zdania:
„Przecież mam fakturę, więc wszystko jest okej…” 😅

⚠️ Zarząd na B2B pod lupą fiskusa. Kiedy zaczyna się ryzyko?

Model B2B pomiędzy członkiem zarządu a spółką od dłuższego czasu znajduje się w centrum zainteresowania organów podatkowych.

Jeśli:
✔️ jesteś w zarządzie,
✔️ prowadzisz JDG,
✔️ i wystawiasz faktury swojej spółce,

to warto wiedzieć, na co dziś szczególnie patrzy fiskus 👇

---

🔍 Co sprawdzają organy podatkowe?

Przede wszystkim:
• czy usługi B2B są rzeczywiście odrębne od funkcji zarządczych,
• czy zakres usług nie pokrywa się z „prowadzeniem spraw spółki”,
• czy model ma realne uzasadnienie biznesowe,
• czy współpraca nie przypomina stosunku pracy.

Pod lupę trafiają m.in.:
⚠️ niski lub symboliczny zarząd + wysokie faktury B2B,
⚠️ przejście z etatu na JDG bez zmiany zakresu obowiązków,
⚠️ stałe wynagrodzenie bez związku z efektami pracy,
⚠️ brak dokumentacji wykonanych usług.

---

⚖️ Gdzie pojawia się największe ryzyko?

Największy problem zaczyna się wtedy, gdy:
❌ usługi B2B i obowiązki członka zarządu „zlewają się” w jedno,
❌ umowa zawiera elementy kontraktu menedżerskiego lub etatu,
❌ głównym celem modelu są oszczędności podatkowe.

W takich sytuacjach organy mogą próbować zastosować klauzulę GAAR z Ordynacji podatkowej.

---

💥 Jakie mogą być skutki zakwestionowania modelu?

📌 utrata ryczałtu lub podatku liniowego,
📌 opodatkowanie skalą do 32%,
📌 problemy z VAT,
📌 odsetki i sankcje,
📌 odpowiedzialność karna skarbowa.

---

✅ Jak zabezpieczyć model B2B?

Kluczowe są:
✔️ realne rozdzielenie funkcji zarządczych od usług,
✔️ dobrze skonstruowana umowa,
✔️ dokumentowanie wykonanych działań,
✔️ rynkowe wynagrodzenie,
✔️ biznesowe uzasadnienie współpracy.

W praktyce:
👉 dobrze przygotowana dokumentacja często decyduje o wyniku kontroli.

---

📌 Najważniejsze pytanie brzmi dziś:
Czy jesteś w stanie wykazać, że Twój model B2B ma realny sens biznesowy — a nie tylko podatkowy?

Jeśli tak i masz na to dowody, Twoja pozycja w sporze z fiskusem jest zdecydowanie silniejsza.

Jeśli chcesz zweryfikować swój model współpracy, umowy lub bezpieczeństwo podatkowe zarządu — warto zrobić to zanim pojawi się kontrola 💼

📞 692 768 960
✉️ [email protected]
📍 Warszawa, ul. Dzielna 15a lok. 3

⚠️ Koniec wynagrodzenia chorobowego dla kobiet w ciąży? Jest projekt zmian

Rząd pracuje nad zmianami, zgodnie z którymi kobiety w ciąży mają zostać wyłączone z wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez pracodawcę. Zamiast tego od pierwszego dnia zwolnienia miałyby otrzymywać zasiłek chorobowy wypłacany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Na pierwszy rzut oka brzmi to jak dobra wiadomość — szczególnie dla pracodawców 👇

📉 Dlaczego?
Dziś pracodawca finansuje:
• 33 dni wynagrodzenia chorobowego rocznie,
• a w przypadku osób po 50 r.ż. — 14 dni.

W przypadku ciąży zwolnienie jest płatne w 100%, więc dla firm zatrudniających młode kobiety to często spory koszt. Według danych ZUS absencje związane z ciążą, porodem i połogiem odpowiadały za aż 14,2% wszystkich dni chorobowych.

➡️ Efekt proponowanych zmian:
pracodawcy mają realnie wydawać mniej na absencje chorobowe.

---

🤔 A co z perspektywy pracownic?

Tu sytuacja robi się bardziej skomplikowana.

Projekt pomija bardzo ważny szczegół:
📌 wynagrodzenie chorobowe i umowa o pracę są objęte ulgą podatkową dla kobiet do 26 r.ż.,
📌 natomiast zasiłek chorobowy już NIE.

Co to oznacza w praktyce?
👉 kobiety w ciąży do 26 roku życia (oraz po 60 r.ż.) mogą realnie stracić finansowo.

Co prawda:
✔️ zasiłek chorobowy nie podlega składce zdrowotnej 9%,
ale jednocześnie:
❌ podlega opodatkowaniu PIT 12%.

Efekt?
➡️ część kobiet może finalnie oddać ok. 3% więcej niż obecnie.

---

📊 Możliwe skutki reformy:
✔️ niższe koszty po stronie pracodawców,
✔️ większe wydatki po stronie ZUS,
✔️ mniejsze wpływy do NFZ,
✔️ ale niekoniecznie realna poprawa sytuacji kobiet na rynku pracy.

To pokazuje, jak często zmiany podatkowo-składkowe mają zupełnie inne skutki niż te prezentowane w uzasadnieniach projektów ustaw.

💼 Warto obserwować dalsze losy projektu — szczególnie jeśli zatrudniasz pracowników lub planujesz zmiany kadrowe w firmie.

📞 692 768 960
✉️ [email protected]
📍 Warszawa, ul. Dzielna 15a lok. 3

😬 Aparat na zęby w kosztach firmy? Fiskus mówi: NIE

Temat, który regularnie wraca:
👉 czy wydatki na wygląd i zdrowie można wrzucić w koszty działalności?

Najnowsza interpretacja Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z 23 marca 2026 r. pokazuje, gdzie przebiega granica.

⸻

🎥 O co chodziło?

Przedsiębiorca prowadzący agencję:
✔️ regularnie występuje przed kamerą,
✔️ prowadzi wystąpienia publiczne,
✔️ wykorzystuje głos i wizerunek jako narzędzie pracy.

Argumentował, że wada zgryzu:
➡️ pogarsza dykcję,
➡️ wpływa na wizerunek,
➡️ może obniżać przychody.

Dlatego uznał, że leczenie ortodontyczne powinno być kosztem firmy.

⸻

⚖️ Stanowisko fiskusa

Organ nie zgodził się z takim podejściem.

Dlaczego?
👉 Bo uznał, że jest to wydatek o charakterze osobistym, a nie biznesowym.

Podkreślono, że:
• leczenie ortodontyczne służy zdrowiu i estetyce,
• korzystają z niego zarówno przedsiębiorcy, jak i osoby prywatne,
• nie jest to wydatek „specyficzny dla działalności”.

⸻

📌 Kluczowy wniosek

Nawet jeśli:
✔️ wygląd i dykcja wpływają na Twoją pracę,
✔️ są ważne w branży,

to i tak:
❌ wydatek może zostać uznany za prywatny,
❌ i nie trafić do kosztów podatkowych.

⸻

💡 Co z tego wynika?

To kolejny przykład, że w podatkach:
👉 nie wszystko, co pomaga zarabiać, jest kosztem

Granica między wydatkiem firmowym a prywatnym nadal jest bardzo wyraźna — szczególnie przy:
• zdrowiu,
• wyglądzie,
• codziennych potrzebach.

⸻

Jeśli masz wątpliwości, czy dany wydatek można bezpiecznie rozliczyć w kosztach — lepiej sprawdzić to wcześniej niż tłumaczyć się później 💼

📞 692 768 960
✉️ [email protected]
📍 Warszawa, ul. Dzielna 15a lok. 3

🚗 Kilometrówka a samochody elektryczne – ważna zmiana w 2026

Jeśli pracownik korzysta z prywatnego auta w delegacji, pracodawca ma obowiązek zwrócić koszty przejazdu – wynika to z przepisów Kodeks pracy.

Najczęściej odbywa się to w formie tzw. kilometrówki.

⸻

🛣️ Jak wygląda kilometrówka „klasycznie”?

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury:
✔️ do 900 cm³ – 0,89 zł/km
✔️ powyżej 900 cm³ – 1,15 zł/km
✔️ motocykl – 0,69 zł/km
✔️ motorower – 0,42 zł/km

👉 Problem? Przepisy dotyczą tylko samochodów spalinowych.

⸻

⚡ A co z autami elektrycznymi?

Przez długi czas organy podatkowe przyjmowały, że:
➡️ dla elektryków stosujemy stawkę jak dla aut do 900 cm³ (0,89 zł).

Ale w 2026 pojawiła się ważna zmiana 👇

⸻

⚖️ Stanowisko Szef Krajowej Administracji Skarbowej

W interpretacji z 18 stycznia 2026 r. organ wskazał, że:

👉 wydatki na używanie samochodów elektrycznych nie podlegają limitowi kilometrówki,
👉 ponieważ przepisy nie przewidują dla nich konkretnych stawek.

Co to oznacza w praktyce?
📌 wydatki mogą być zaliczane do kosztów podatkowych na zasadach ogólnych (art. 15 ustawy o CIT),
📌 bez stosowania ograniczeń jak przy autach spalinowych.

⸻

💡 Dlaczego to ważne?

To bardzo korzystna zmiana dla firm:
✔️ brak limitu = większe możliwości rozliczenia kosztów,
✔️ lepsze dopasowanie do realiów (coraz więcej aut elektrycznych),
✔️ mniej sztucznego „dopasowywania” przepisów do nowych technologii.

⸻

⚠️ Co dalej?

Możliwe są zmiany przepisów — pojawił się projekt, który miał:
• podnieść stawki kilometrówki,
• wprowadzić osobne zasady dla aut elektrycznych, hybryd i wodorowych.

Na razie jednak temat utknął, więc obecna interpretacja działa na korzyść podatników.

⸻

💼 Jeśli rozliczasz delegacje, flotę lub koszty pracowników i nie masz pewności, jak robić to poprawnie — warto to dobrze poukładać, zanim pojawią się wątpliwości przy kontroli.

📞 692 768 960
✉️ [email protected]
📍 Warszawa, ul. Dzielna 15a lok. 3