16/08/2026
KSeF w praktyce – jak naprawdę wygląda po kilku miesiącach?
Od 1 kwietnia 2026 r. większość przedsiębiorców musi wystawiać faktury w KSeF – Krajowym Systemie e-Faktur.
Od 1 lutego obowiązuje natomiast odbieranie faktur w systemie.
I właśnie w codziennej pracy zaczęły wychodzić problemy, których nie widać w samych przepisach.
Co wysyłamy do KSeF?
Obowiązkowo przede wszystkim faktury B2B, czyli sprzedaż firma → firma, oraz B2G, czyli firma → jednostka publiczna. Faktury B2C, czyli sprzedaż firma → konsument, co do zasady nie muszą być wystawiane w KSeF.
Do KSeF nie wysyłamy natomiast faktur zakupowych. To sprzedawca ma obowiązek wystawić i przesłać fakturę do systemu, a nabywca odbiera ją w KSeF.
Skąd wiadomo, że faktura jest w KSeF?
Faktura otrzymuje unikalny numer KSeF. Na wizualizacji może znajdować się również kod QR umożliwiający weryfikację dokumentu.
Sama faktura PDF otrzymana mailem nie oznacza jeszcze, że dokument został prawidłowo wystawiony w KSeF.
A co z fakturami wystawionymi poza KSeF?
Do końca 2026 r. funkcjonuje m.in. szczególne rozwiązanie dla najmniejszych podatników – jeżeli łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto, można korzystać z faktur poza KSeF.
I teraz rzecz bardzo ważna – kiedy faktura jest otrzymana?
To ma znaczenie dla VAT
Przykład:
faktura wystawiona: 31.07.2026 r.
przesłana do KSeF: 01.08.2026 r.
numer KSeF nadany: 01.08.2026 rJeżeli jest to faktura w trybie offline24, dla krajowego nabywcy będącego podatnikiem VAT datą otrzymania jest 01.08.2026 r.
Czyli jeżeli spełnione są pozostałe warunki do odliczenia VAT, prawo do odliczenia powstaje nie wcześniej niż w okresie, w którym fakturę otrzymano – tutaj w sierpniu, a nie w lipcu.
I jeszcze jedno: KSeF nie oznacza obowiązku odliczenia VAT. To prawo, z którego podatnik może skorzystać, jeżeli spełnia warunki ustawowe.
Podatek dochodowy działa natomiast według własnych zasad. KSeF nie powoduje automatycznie, że każdą fakturę trzeba zaliczyć do kosztów w miesiącu nadania numeru KSeF. Przy kosztach pośrednich znaczenie ma m.in. moment poniesienia kosztu, a przy podatnikach prowadzących KPiR – co do zasady dzień wystawienia faktury. Dlatego VAT i podatek dochodowy trzeba analizować osobno.
I właśnie z tym przedsiębiorcy mierzą się dziś najczęściej: nie z samym wystawieniem faktury, ale z kontrolowaniem, czy faktura faktycznie trafiła do KSeF, kiedy została otrzymana, gdzie jej szukać, kto ma do niej dostęp, jak działa obieg dokumentów i w którym miesiącu prawidłowo ją rozliczyć.
KSeF już nie jest przyszłością. To codzienność polskich firm. A dobra księgowość musi dziś kontrolować nie tylko faktury, ale również ich status w KSeF.