Biuro obsługi Kadry i BHP Strzałka

Zadzwoń Wskazówki dojazdu Strona internetowa Kontakt: firmę

Biuro obsługi Kadry i BHP Strzałka Kadry i BHP Strzałka Sp. z o.o. to wiodąca firma w regionie świadcząca usługi kadrowe, płacowe i BHP Na życzenie klienta, Firma Kadry i BHP Strzałka sp.

Mamy przyjemność zaproponować Państwu ofertę na usługi w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, kadr oraz płac. PAKIET “I “- obsługa w zakresie BHP
Przedmiotem niniejszej oferty jest:
-Doradztwo w zakresie stosowania przepisów prawa pracy oraz BHP,
-Szkolenia BHP wstępne (instruktaż ogólny), okresowe dla pracowników i pracodawców,
-Udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, sporządzanie dokumentacji powypadkowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
-Prowadzenie rejestrów wypadków przy pracy, w drodze do i z pracy oraz chorób zawodowych,
-Przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy,
-Udział w opracowywaniu wewnętrznych zarządzeń Pracodawcy (m.in. mobbingu, monitoringu, odzieży roboczej i konieczności stosowania odzieży i środków ochrony indywidualnej, szkoleń BHP pracowników, okularów korekcyjnych, podnoszenia kwalifikacji zawodowych), Regulaminów Pracy i Wynagradzania, obwieszczeń pracodawcy,
-Udział w opracowaniu wykazu prac wzbronionych i niebezpiecznych,
-Opracowywanie instrukcji BHP na poszczególnych stanowiskach pracy i dla poszczególnych urządzeń obsługiwanych przez pracowników,
-Sporządzanie dokumentacji analizy ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach pracy,
-Reprezentowanie firmy klienta przed instytucjami kontrolnymi (PIP, P*S), sporządzenie odpowiedzi pokontrolnych,
-Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji dotyczącej bezpieczeństwa i higieny pracy,
-Sprawowanie nadzoru nad terminowością szkoleń BHP,
-Sprawowanie nadzoru nad terminowością badań lekarskich,
-Informowanie o terminowości przydziału odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej,

PAKIET “II “ obsługa w zakresie kadr
Przedmiotem niniejszej oferty jest:
-Sprawowanie nadzoru nad terminowością badań lekarskich,
-Przygotowywanie pakietu dokumentów dla nowo zatrudnionych osób,
-Sporządzanie umów o pracę, świadectw pracy oraz innych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy,
-Prowadzenie akt osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
-Kontrola terminów ważności umów o pracę,
-Wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu,
-Kontrola oraz naliczanie wymiarów urlopowych dla pracowników,
-Planowanie oraz rozliczanie czasu pracy,
-Prowadzenie ewidencji czasu pracy,
-Archiwizacja dokumentów – akt osobowych pracowników. PAKIET “III“ obsługa w zakresie płac
x Dla pracowników:
-Naliczanie wynagrodzeń pracowników (lista płac),
-Wystawianie zaświadczeń o dochodach, zatrudnieniu emerytów, odpowiedzi na pisma komornicze itp., odpowiedzi na pisma ZUS, Sporządzanie deklaracji PIT – 11, -Sporządzanie deklaracji PIT – 4R,
-Sporządzanie deklaracji ZUS,
-Sporządzanie deklaracji PEFRON (na życzenie klienta za dodatkową opłatą),
-Obsługa platformy PUE,
-Prowadzenie dokumentacji chorobowych pracowników,
-Przygotowanie dokumentów do kontroli ZUS,
-Reprezentowanie Zleceniodawcy podczas kontroli ZUS

xDla zleceniobiorców i osób wykonywających umowy o dzieło:
-Obsługa dostarczonych umów cywilno-prawnych,
-Wystawianie rachunków,
-Ujmowanie w deklaracjach rozliczeniowych ZUS ubezpieczeń przy umowach rodzących ich obowiązek,
-Sporządzanie deklaracji PIT – 11,
-Sporządzanie deklaracji PIT – 4R,
-Wystawianie zaświadczeń o przychodach, świadczeniu umów przez emerytów,
-Sporządzenie odpowiedzi na pisma komornicze i pisma z ZUS. z o.o.:
-Przeprowadzi kontrolę stanu BHP w miejscu pracy,
-Wyda wnioski o usunięcie ewentualnych zagrożeń wypadkami,
-Wyda wnioski o zastosowanie kar porządkowych w stosunku do pracowników odpowiedzialnych za zaniedbania w zakresie BHP,
-Przygotuje raport ze stanu BHP zawierający propozycje zmian w celu zapobieganiu zagrożeniu życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,
-Weźmie udział w opiniowaniu nowo budowanych lub przebudowywanych obiektów; których przewiduje się urządzenie stanowisk pracy. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom naszych Klientów proponujemy Państwu niskie ceny i korzystne warunki oferty. Zapraszamy do bezpośredniego kontaktu z nami. Do Państwa dyspozycji pozostaje personel naszej firmy, który udzieli rzetelnych i dokładnych informacji. Więcej informacji dotyczących świadczonych przez nas usług znajdą Państwo na naszej stronie internetowej: biuro-strzalka.pl

20/10/2026

Czy pracodawca może żądać od pracownika podania miejsca pobytu podczas urlopu?

Urlop wypoczynkowy jest czasem, w którym pracownik pozostaje poza dyspozycją pracodawcy. Prawo do wypoczynku ma charakter gwarancyjny, a jego istotą jest odcięcie się od obowiązków służbowych. Pytanie o miejsce pobytu pracownika dotyka granicy między uprawnieniami organizacyjnymi pracodawcy a prawem pracownika do prywatności.

Kodeks pracy nie przewiduje obowiązku ujawniania miejsca pobytu podczas urlopu. Pracodawca nie może żądać takiej informacji na wszelki wypadek, w ramach rutynowej procedury, ani uzależniać udzielenia urlopu od jej podania. Taki wymóg naruszałby zasadę poszanowania dóbr osobistych pracownika. Co do zasady pracownik nie musi informować, gdzie spędza urlop, ani pozostawać w gotowości do kontaktu z pracodawcą w jego trakcie.

Wyjątek dotyczy wyłącznie sytuacji odwołania z urlopu na podstawie art. 167 § 1 Kodeksu pracy. Pracodawca może odwołać pracownika tylko wtedy, gdy jego obecności wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. W takiej sytuacji pracownik powinien umożliwić kontakt. Nie oznacza to jednak, że musi ujawniać dokładne miejsce swojego pobytu. W praktyce oznacza to, że, ze względu na lojalność wobec pracodawcy, pracownik powinien pozostawić numer telefonu lub inną formę kontaktu, która pozwoli pracodawcy skutecznie przekazać decyzję o odwołaniu. Nie jest to jednak obowiązek wynikający wprost z przepisów prawa. Pracodawca może więc oczekiwać zapewnienia kontaktu, ale nie może żądać szczegółowej informacji o lokalizacji.

Pracodawca nie ma więc prawa żądać podania miejsca pobytu pracownika podczas urlopu. Wystarczające jest, że ma możliwość kontaktu z nim (na potrzeby ewentualnego odwołania z urlopu). Każde żądanie wykraczające poza tę zasadę może być traktowane jako naruszenie prywatności pracownika i nadużycie prawa pracodawcy.

Źródło: Polskie Centrum Kadrowo-Płacowe

19/10/2026

Czy pracodawca musi opłacać składki ZUS od świadczeń wypłacanych pracownikowi w czasie choroby?

W okresie choroby pracownik może otrzymywać od pracodawcy różne świadczenia – premie, dodatki, ryczałty czy świadczenia pozapłacowe. Często pojawia się wątpliwość, czy skoro pracownik jest niezdolny do pracy, to wypłaty dokonane w tym czasie powinny być wolne od składek. Tymczasem zwolnienie z oskładkowania dotyczy wyłącznie wynagrodzenia chorobowego (z wyjątkiem składki zdrowotnej) oraz zasiłków. Każde inne świadczenie należy oceniać nie przez pryzmat nazwy, lecz tego, czy stanowi przychód podatkowy.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (rozporządzeniem składkowym) podstawę wymiaru składek stanowi przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oznacza to, że jeżeli świadczenie wypłacone pracownikowi w okresie choroby stanowi przychód podatkowy ze stosunku pracy, to podlega składkom – niezależnie od tego, ile dni w danym miesiącu pracownik był niezdolny do pracy. Premia regulaminowa, dodatek funkcyjny czy stały dodatek za warunki pracy są oskładkowane w pełnej wysokości, ponieważ stanowią przychód podatkowy, a choroba nie zmienia ich charakteru.

Inaczej wygląda sytuacja świadczeń, które nie stanowią przychodu podatkowego albo są wyłączone z podstawy wymiaru składek na mocy § 2 rozporządzenia składkowego. Jeżeli pracodawca finansuje badania profilaktyczne, refunduje okulary, zapewnia świadczenia BHP lub wypłaca świadczenia z ZFŚS, to nie powstaje obowiązek składkowy – nawet jeśli wypłata nastąpiła w okresie choroby. W tych przypadkach brak składek wynika z tego, że świadczenia te nie są przychodem podatkowym albo zostały wprost wyłączone z podstawy wymiaru.

W praktyce oznacza to, że w jednym miesiącu pracownik może otrzymać zarówno świadczenia oskładkowane, jak i nieoskładkowane. Kluczowe jest ustalenie, czy dane świadczenie stanowi przychód podatkowy oraz czy nie zostało objęte wyłączeniem składkowym. Dlatego każdą wypłatę w okresie choroby należy analizować nie przez pryzmat jej nazwy, lecz jej podatkowego charakteru.

Źródło: Polskie Centrum Kadrowo-Płacowe

16/10/2026

Wydatki na świadczenia dla pracowników, które nie stanowią dla nich przychodu ze stosunku pracy, a koszty podatkowe pracodawcy

Pracodawcy regularnie ponoszą wydatki na świadczenia dla pracowników, które nie stanowią dla nich przychodu. Wśród nich można wyróżnić badania profilaktyczne, refundację okularów, szkolenia obowiązkowe i inne świadczenia BHP. W takich sytuacjach pojawia się pytanie, czy skoro pracownik nie płaci podatku, to pracodawca może ująć wydatek w kosztach uzyskania przychodów. Odpowiedź jest jednoznaczna: może, o ile wydatek pozostaje w związku z prowadzoną działalnością i służy jej celom.

Ustawy podatkowe nie uzależniają kosztu podatkowego od tego, czy po stronie pracownika powstaje przychód. Decyduje wyłącznie to, czy wydatek jest racjonalny, gospodarczo uzasadniony i pozostaje w związku z osiąganiem przychodów lub zabezpieczeniem ich źródła. Wskazane warunki określają szczegółowo ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) i o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) Dlatego np. badania profilaktyczne, choć nie stanowią przychodu pracownika, są kosztem pracodawcy, bo wynikają z obowiązku ustawowego i umożliwiają dopuszczenie pracownika do pracy. Podobnie refundacja okularów, jeśli wynika z przepisów BHP, stanowi koszt podatkowy, mimo że pracownik nie uzyskuje przychodu.

Inaczej wygląda sytuacja świadczeń, które nie mają związku z działalnością gospodarczą lub są finansowane z ZFŚS w ramach działalności socjalnej. Wydatki finansowane z ZFŚS – niezależnie od tego, czy stanowią przychód pracownika – nie mogą być kosztem podatkowym, bo ustawa wyłącza je wprost. Tu decyduje nie przychód pracownika, lecz charakter świadczenia – jeśli ma ono charakter socjalny, jest finansowane z funduszu i nie służy działalności gospodarczej, nie może być kosztem.

Dlatego każdy wydatek na świadczenia dla pracowników należy oceniać z perspektywy warunków określonych we właściwej ustawie o podatku dochodowym — odpowiednio o CIT lub PIT. Jeżeli wydatek spełnia kryteria kosztu uzyskania przychodu, to fakt, że sfinansowane świadczenie nie stanowi przychodu pracownika, nie ma znaczenia dla rozliczeń pracodawcy. Kluczowy jest związek wydatku z działalnością gospodarczą, a nie jego skutki podatkowe po stronie zatrudnionego.

Źródło; Polskie Centrum Kadrowo-Płacowe

15/10/2026

Czy pracodawca musi korygować składki, jeśli po wypłacie świadczenia okaże się, że nie stanowiło ono przychodu?

W praktyce kadrowej zdarzają się sytuacje, gdy pracodawca nalicza i odprowadza składki ZUS od świadczenia, które — jak okazuje się później — nie powinno było wejść do podstawy wymiaru składek, bo nie stanowiło przychodu pracownika. Może to wynikać z błędnej kwalifikacji podatkowej świadczenia, późniejszej zmiany interpretacji przepisów lub uzyskania interpretacji indywidualnej potwierdzającej brak przychodu.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, z wyłączeniem przychodów wymienionych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Skoro podstawa jest pochodną przychodu, brak przychodu oznacza brak podstawy wymiaru składek. Jeżeli pracodawca naliczyłby składki od świadczenia, które nie stanowi przychodu, składki te byłyby nienależnie opłacone i co do zasady powinny zostać skorygowane.

Pracodawca będący płatnikiem składek ma obowiązek złożenia korygujących dokumentów rozliczeniowych (ZUS DRA i ZUS RCA) za okresy, w których składki zostały nienależnie odprowadzone. Korekta jest możliwa w ciągu 5 lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczanych w korygowanych dokumentach. Po upływie tego terminu płatnik traci możliwość samodzielnej korekty. Warto pamiętać, że korekta dokumentów rozliczeniowych powinna być spójna z korektą zaliczek na podatek dochodowy.

Po złożeniu korygujących dokumentów rozliczeniowych na koncie płatnika w ZUS powstaje nadpłata. Pracodawca może wystąpić do ZUS z wnioskiem o jej zwrot — na formularzu ZUS-RZS-P dostępnym na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. ZUS ma obowiązek zwrotu nadpłaty w terminie 30 dni od dnia złożenia kompletnego wniosku — jeżeli tego terminu nie dotrzyma, płatnikowi należą się odsetki.

Nadpłata składek dzieli się na dwie części: składki finansowane przez pracodawcę, których zwrot trafia bezpośrednio do pracodawcy, oraz składki finansowane przez pracownika, które zostały potrącone z jego wynagrodzenia. Tę drugą część pracodawca powinien zwrócić pracownikowi. Zwrócone pracownikowi składki na ubezpieczenia społeczne stanowią dla niego przychód ze stosunku pracy w momencie ich faktycznej wypłaty — pracodawca ma obowiązek pobrać od tej kwoty zaliczkę na podatek dochodowy i wykazać ją w PIT-11.

Na zakończenie warto zwrócić uwagę, że w praktyce zdarza się, że kwota nadpłaconych składek jest niewielka, a koszty administracyjne korekty — czas pracy działu kadr i płac, konieczność korekty dokumentów za kilka miesięcy wstecz, kontakt z ZUS — przewyższają uzyskaną korzyść finansową. Przepisy nie zwalniają pracodawcy z obowiązku korekty ze względu na jej niską wartość — jednak w sytuacji, gdy nadpłata jest marginalna i wynika z jednorazowej pomyłki, pracodawcy niekiedy decydują się na pozostawienie dokumentów bez zmian, przyjmując ryzyko ewentualnych uwag przy kontroli ZUS.

Źródło: Polskie Centrum Kadrowo-Płacowe

14/10/2026

Jakie elementy stosunku pracy można zmienić wypowiedzeniem zmieniającym?

Warunki zatrudnienia określone w umowie o pracę, co do zasady, nie mogą być zmieniane jednostronnie przez pracodawcę. Każda istotna modyfikacja wymaga albo porozumienia z pracownikiem, albo zastosowania szczególnego trybu przewidzianego w Kodeksie pracy. Tym trybem jest wypowiedzenie zmieniające, uregulowane w art. 42 Kodeksu pracy.

Wypowiedzenie zmieniające jest konieczne wyłącznie wtedy, gdy pracodawca zamierza zmienić istotne elementy stosunku pracy wynikające z umowy o pracę. Nie każda modyfikacja warunków zatrudnienia wymaga tego trybu — jedynie ta, która dotyka elementów wyraźnie określonych w umowie i ma dla pracownika istotne znaczenie. Zmiany nieistotne (nie ingerujące w treść umowy), wynikające z bieżącego zarządzania zakładem pracy mogą być wprowadzane w ramach zwykłego polecenia służbowego, bez konieczności wręczania formalnego dokumentu.

Przepisy nie zawierają zamkniętego katalogu elementów, które mogą być zmienione w tym trybie. Kodeks pracy posługuje się w tym przypadku ogólnym pojęciem „warunki pracy i płacy”. W praktyce wypowiedzenie zmieniające najczęściej dotyczy następujących elementów:

-wynagrodzenia — zarówno jego obniżenia, jak i podwyższenia. To najczęstszy powód sięgania po ten instrument, szczególnie w czasie restrukturyzacji lub trudności finansowych firmy;
-stanowiska pracy — zmiana nazwy stanowiska, zakresu obowiązków lub miejsca w strukturze organizacyjnej, jeśli wynika z umowy o pracę i ma dla pracownika istotne znaczenie;
-wymiaru czasu pracy — obniżenie etatu z pełnego na część lub odwrotnie. To zmiana o szczególnym znaczeniu praktycznym, bo wpływa bezpośrednio na wysokość wynagrodzenia i wymiar urlopu wypoczynkowego;
-miejsca wykonywania pracy — jeśli miejsce pracy jest określone w umowie, jego zmiana wymaga wypowiedzenia zmieniającego. Dotyczy to zarówno zmiany miejscowości, jak i konkretnego adresu, jeśli był wskazany w umowie;
-systemu lub rozkładu czasu pracy — zmiana systemu pracy z jednozmianowego na wielozmianowy lub wprowadzenie innego rozkładu czasu pracy, jeśli wynikał z umowy.
Sąd Najwyższy w uchwale z 28 kwietnia 1994 r. (I PZP 52/93) przesądził, że niedopuszczalna jest zmiana umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony na umowę na czas określony w drodze wypowiedzenia zmieniającego. To kluczowe ograniczenie — pracodawca nie może w ten sposób pozbawić pracownika ochrony wynikającej z umowy bezterminowej. Niedopuszczalna jest też zmiana innych elementów stosunku pracy, które nie mają charakteru warunków pracy i płacy w rozumieniu art. 42 Kodeksu pracy (np. zasad odpowiedzialności materialnej czy klauzul dotyczących zakazu konkurencji).

Warto pamiętać, że wypowiedzenie zmieniające to instrument stosowany wtedy, gdy pracownik nie wyraża zgody na proponowane zmiany. Jeśli obie strony są zgodne co do nowych warunków, zmianę można wprowadzić porozumieniem zmieniającym. Jest ono trybem szybszym, niewymagającym zachowania okresu wypowiedzenia i nieobciążonym ryzykiem odmowy ze strony pracownika. Porozumienie ma formę pisemną i wchodzi w życie w terminie uzgodnionym przez strony.

Źródło: Polskie Centrum Kadrowo- Płacowe

13/10/2026

Opodatkowanie zakwaterowania pracowników delegowanych

Delegowanie pracowników do pracy poza ich stałym miejscem zamieszkania wiąże się z koniecznością zapewnienia im zakwaterowania. Z perspektywy podatkowej jest to świadczenie, które co do zasady stanowi przychód pracownika. Przepisy przewidują jednak zwolnienie od opodatkowania do określonego limitu.

Zapewnienie pracownikowi nieodpłatnego zakwaterowania w miejscu delegowania stanowi co do zasady nieodpłatne świadczenie w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Organy podatkowe konsekwentnie prezentują stanowisko, że takie świadczenie spełnia kryteria wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 roku — jest spełniane za zgodą pracownika, w jego interesie i przynosi mu wymierną korzyść przypisaną indywidualnie — a zatem stanowi przychód podlegający opodatkowaniu. Odmienne stanowisko zajmuje jednak Naczelnego Sądu Administracyjnego, który w szeregu wyroków wskazał, że zakwaterowanie zapewnione pracownikowi delegowanemu może być świadczeniem w interesie pracodawcy, a nie pracownika — szczególnie gdy charakter pracy wymusza przebywanie w określonym miejscu. W takim przypadku drugie kryterium wyroku TK nie jest spełnione i świadczenie nie stanowi przychodu. Rozbieżność między stanowiskiem fiskusa a linią orzeczniczą NSA sprawia, że każdy przypadek wymaga indywidualnej oceny — a przy wątpliwościach warto sięgnąć po interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Jeśli zapewnienie noclegu pracownikowi delegowanemu zostanie zakwalifikowane jako przychód, to warto pamiętać, że ustawodawca przewidział zwolnienie od opodatkowania wartości takiego świadczenia. W tym celu muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki. Po pierwsze, miejsce zamieszkania pracownika musi być położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Po drugie, pracownik nie może korzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów z tytułu dojazdów do pracy (art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Jeśli oba warunki są spełnione, zwolnienie obejmuje wartość zakwaterowania do kwoty 500 zł miesięcznie na każdego pracownika. Nadwyżka ponad 500 zł podlega opodatkowaniu i musi zostać doliczona do podstawy opodatkowania pracownika w miesiącu, w którym świadczenie zostało przekazane.

W praktyce zdarzają się sytuacje, w których pracodawcy wynajmują jeden lokal dla kilku pracowników jednocześnie. W takim przypadku opłatę za lokal dzieli się przez liczbę pracowników i tak obliczona kwota przypadająca na jednego pracownika jest porównywana z limitem 500 zł. Jeśli koszt przypadający na jednego pracownika mieści się w limicie, świadczenie jest wolne od podatku.

Warto pamiętać, że przy podróży służbowej zwrot kosztów zakwaterowania jest wolny od podatku w całości (na podstawie odrębnych przepisów), natomiast przy oddelegowaniu działa wyłącznie ogólne zwolnienie do 500 zł miesięcznie z art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. To rozróżnienie ma fundamentalne znaczenie praktyczne — błędna kwalifikacja oddelegowania jako podróży służbowej może prowadzić do nieprawidłowego rozliczenia podatku.

Źródło: Polskie Centrum Kadrowo-Płacowe

12/10/2026

Czy pracodawca może zabronić wnoszenia prywatnego telefonu komórkowego do miejsca pracy?

Smartfon stał się naturalnym elementem codzienności, ale w środowisku pracy potrafi być źródłem realnych problemów, takich jak spadek efektywności, naruszenie bezpieczeństwa informacji, a nawet zagrożenia bezpieczeństwa i higieny pracy. Nic dziwnego, że coraz więcej pracodawców zastanawia się, czy i w jakim zakresie mogą ograniczać korzystanie z prywatnych telefonów w czasie pracy.

Pracodawca może zabronić korzystania z prywatnych telefonów, ale tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione organizacją pracy lub bezpieczeństwem. Pracodawca ma prawo określić zasady korzystania z prywatnych urządzeń w regulaminie pracy, np. zakazać używania telefonu na hali produkcyjnej, przy obsłudze maszyn czy w strefach objętych tajemnicą przedsiębiorstwa. Zakaz nie może być jednak „dla zasady”. Musi wynikać z realnej potrzeby, a pracownik powinien być o nim jasno poinformowany.

W pracy biurowej całkowity zakaz jest trudny do obrony. Pracodawca może jednak wprowadzić szczególne zasady korzystania z telefonów. Mogą one polegać na:

-ograniczeniu korzystania z telefonu wyłącznie w przerwach,
-zakazaniu prowadzenia prywatnych rozmów w przestrzeniach wspólnych,
-wprowadzeniu ograniczeń w zakresie fotografowania i nagrywania w biurze.

Kluczowe jest, aby regulacje były proporcjonalne i nie naruszały prawa pracownika do prywatności.

Popularne stają się również strefy „no phone”, szczególnie tam, gdzie przetwarzane są dane wrażliwe lub informacje strategiczne, ale również w miejscach, w których sygnał telefonu może zakłócać działanie systemów lub urządzeń pracodawcy. Takie przestrzenie muszą być wyraźnie oznaczone.

Źródło: Polskie Centrum Kadrowo-Płacowe

09/10/2026

Czy pracodawca może zakazać pracownikowi wykonywania dodatkowej pracy?

Kwestia dopuszczalności zakazu podejmowania dodatkowego zatrudnienia przez pracownika wymaga odwołania się do kilku podstawowych konstrukcji prawa pracy: zasady wolności pracy, obowiązku dbałości o dobro zakładu pracy oraz regulacji dotyczących zakazu konkurencji. Przepisy nie przewidują ogólnego zakazu podejmowania pracy poza stosunkiem pracy, dlatego każda ingerencja pracodawcy musi wynikać z konkretnej podstawy prawnej.

Zgodnie z art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy pracownik ma obowiązek dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Obowiązek ten stanowi granicę swobody podejmowania dodatkowej aktywności zawodowej — pracownik nie może podejmować działań, które naruszałyby interes pracodawcy, w szczególności poprzez prowadzenie działalności konkurencyjnej lub wykorzystywanie informacji poufnych. W takich sytuacjach pracodawca może żądać ograniczenia aktywności pracownika, ale wyłącznie w zakresie niezbędnym do ochrony swoich prawnie chronionych interesów.

Szczególną formą takiego ograniczenia jest umowa o zakazie konkurencji, uregulowana w art. 101¹–101³ Kodeksu pracy. Zakaz konkurencji może obowiązywać zarówno w czasie trwania stosunku pracy, jak i po jego ustaniu, ale wymaga formy pisemnej oraz precyzyjnego określenia zakresu zakazu. Dopiero zawarcie takiej umowy pozwala pracodawcy skutecznie zakazać pracownikowi podejmowania określonej działalności zawodowej. Bez umowy o zakazie konkurencji pracownik zachowuje pełną swobodę podejmowania dodatkowej pracy, o ile nie narusza obowiązku lojalności wynikającego z art. 100 Kodeksu pracy.

Pracodawca nie może natomiast wprowadzać zakazu dodatkowej pracy w sposób dowolny, np. poprzez jednostronne polecenie służbowe, regulamin pracy czy praktykę organizacyjną. Takie działania nie mają podstawy prawnej i naruszałyby konstytucyjną zasadę wolności pracy (art. 65 Konstytucji RP). Niedopuszczalne jest również żądanie informacji o wszystkich aktywnościach zawodowych pracownika, jeśli nie istnieje ryzyko naruszenia interesów pracodawcy — zakres danych, które pracodawca może pozyskiwać, wyznacza art. 221 Kodeksu pracy.

Granica ingerencji pracodawcy jest więc wyraźnie określona – pracownik może podejmować dodatkową pracę, chyba że prowadzi ona do konfliktu interesów lub ma charakter konkurencyjny, a ograniczenie tej aktywności wynika z pisemnej umowy o zakazie konkurencji. W pozostałych przypadkach pracodawca nie ma podstaw prawnych, aby zakazać pracownikowi dodatkowego zatrudnienia.

Źródło: Polskie Centrum Kadrowo-Płacowe

08/10/2026

Czy zaległy urlop przepada po 30 września?

30 września 2026 roku minął ustawowy termin na udzielenie pracownikom zaległego urlopu wypoczynkowego za 2025 rok (art. 168 Kodeksu pracy). Tego samego dnia upłynął też trzyletni termin przedawnienia roszczenia o urlop zaległy za 2022 rok. Te dwa terminy mogą być ze sobą mylone, choć oznaczają coś zupełnie innego.

Art. 168 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek udzielenia zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Przekroczenie tego terminu nie powoduje jednak, że prawo pracownika do urlopu automatycznie wygasa. Obowiązek udzielenia urlopu trwa nadal. Pracodawca musi go zrealizować tak szybko, jak to możliwe, nawet po 30 września. Niedotrzymanie terminu z art. 168 Kodeksu pracy jest jednak wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy), zagrożonym grzywną od 2 000 do 60 000 zł.

Pracodawca nie jest przy tym bezbronny wobec pracownika, który unika wykorzystania zaległego urlopu. Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Sądu Najwyższego (wyrok z 24 stycznia 2006 roku, I PK 124/05) pracodawca może jednostronnie wyznaczyć pracownikowi termin zaległego urlopu, nawet bez jego zgody, w szczególności, gdy wcześniej bezskutecznie wzywał go do zaplanowania tego urlopu. Wykazanie, że podjął takie działania, chroni pracodawcę przed odpowiedzialnością za wykroczenie, nawet jeśli urlop ostatecznie nie został wykorzystany w ustawowym terminie z przyczyn leżących po stronie pracownika.

Trzeba pamiętać, że roszczenie pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się na zasadach ogólnych, czyli po trzech latach od dnia, w którym stało się wymagalne (art. 291 § 1 Kodeksu pracy). W praktyce orzeczniczej przyjmuje się, że dla urlopu zaległego bieg przedawnienia liczy się od 1 października roku, w którym upłynął ustawowy termin na jego udzielenie. Dlatego urlop zaległy za 2022 rok (termin udzielenia: 30 września 2023 roku) przedawnił się właśnie 30 września 2026 roku.

Dla urlopu za 2025 rok, którego termin udzielenia minął 30 września 2026 roku, bieg przedawnienia dopiero się rozpoczął – realnie przepadnie on dopiero 30 września 2029 roku, o ile wcześniej nie zostanie wykorzystany.

Przekroczenie terminu z art. 168 Kodeksu pracy nie zwalnia więc pracodawcy z obowiązku udzielenia urlopu. Wręcz przeciwnie, naraża go dodatkowo na odpowiedzialność wykroczeniową. W praktyce oznacza to, że 30 września wyznacza granicę odpowiedzialności pracodawcy, a nie granicę trwania prawa pracownika do urlopu. To dwa odrębne terminy, rządzące się różnymi przepisami i prowadzące do zupełnie innych skutków: jeden grozi grzywną za samo niedotrzymanie terminu, drugi – dopiero po trzech latach – oznacza definitywną utratę możliwości dochodzenia urlopu.

Źródło: Polskie Centrum Kadrowo-Płacowe

07/10/2026

Zasady opodatkowania świadczeń za krajowe podróże służbowe

Krajowa podróż służbowa generuje po stronie pracownika szereg należności, np. dietę, zwrot kosztów noclegu oraz ryczałty za dojazdy. Z perspektywy podatkowej wszystkie te świadczenia są wolne od podatku dochodowego, ale tylko do wysokości stawek określonych przepisami. Nadwyżka ponad ustawowe limity stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu.

Zwolnienie z podatku dochodowego od osób fizycznych dla należności z tytułu podróży służbowych wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Przepis zwalnia od podatku diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika — do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Tymi przepisami jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Rozporządzenie dotyczy wprost sfery budżetowej, ale wyznacza zarazem limity zwolnienia podatkowego dla wszystkich pracowników (niezależnie od tego, czy pracodawca jest podmiotem publicznym czy prywatnym).

Dieta ma rekompensować zwiększone koszty wyżywienia podczas podróży służbowej. Obecnie pełna stawka diety krajowej wynosi 45 zł za dobę podróży. Dieta nie przysługuje jednak zawsze w pełnej wysokości. Przy podróży trwającej do 8 godzin dieta nie przysługuje w ogóle, przy podróży od 8 do 12 godzin przysługuje połowa stawki (22,50 zł), a pełna dieta należy się dopiero przy podróży przekraczającej 12 godzin. Dieta ulega też pomniejszeniu, jeśli pracownik miał zapewnione bezpłatne wyżywienie — za każdy posiłek odlicza się odpowiednio: 25% diety za śniadanie, 50% za obiad i 25% za kolację.

Jeżeli pracownik nie przedstawia rachunku za nocleg, przysługuje mu ryczałt w wysokości 150% diety — czyli 67,50 zł za każdą dobę noclegu. Ryczałt przysługuje wyłącznie wtedy, gdy nocleg był faktycznie konieczny ze względu na czas i charakter podróży. Nie przysługuje, gdy pracodawca zapewnił bezpłatny nocleg lub gdy pracownik miał możliwość powrotu do miejscowości zamieszkania. Jeśli pracownik przedkłada rachunek za nocleg, pracodawca zwraca koszty w wysokości stwierdzonej fakturą — jednak do limitu 20-krotności stawki diety, czyli 900 zł za jedną dobę. Nadwyżka ponad ten limit stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu. Co istotne, zarówno ryczałt za nocleg, jak i zwrot kosztów noclegu do limitu są wolne od podatku.

Jeżeli pracownik korzysta z komunikacji miejskiej w miejscu podróży służbowej, przysługuje mu ryczałt za dojazdy w wysokości 20% diety za każdą dobę podróży, czyli 9 zł. Ryczałt ten nie przysługuje, gdy pracodawca zapewnił pracownikowi bezpłatny transport lub gdy pracownik korzysta ze służbowego samochodu.

Pracodawca może przyznać pracownikom wyższe diety lub ryczałty niż wynikające z rozporządzenia. Musi jednak pamiętać, że nadwyżka ponad ustawowe stawki nie jest jednak zwolniona z podatku i stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, od którego pracodawca pobiera zaliczkę na PIT. Ta zasada obowiązuje niezależnie od tego, czy nadwyżka wynika z wewnętrznego regulaminu podróży służbowych, czy z indywidualnej decyzji pracodawcy.

Źródło: Polskie Centrum Kadrowo-Płacowe

Adres

Kardynała Kominka 44
Rybnik
44-217

Telefon

+48501390696

Strona internetowa

Powiadomienia

Bądź na bieżąco: wyślemy Ci e-mail, gdy Biuro obsługi Kadry i BHP Strzałka opublikuje nowości i promocje. Twój adres e-mail nie zostanie wykorzystany do żadnego innego celu, a subskrypcję możesz anulować w dowolnym momencie.

Kontakt: Firmę

Wyślij wiadomość do Biuro obsługi Kadry i BHP Strzałka:

Skróty

Udostępnij