07/10/2026
Aktualnie mamy dwa rodzaje faktur: ustrukturyzowane (w formacie XML), które dostarczane są w systemie KSeF oraz wystawiane poza KSef: elektroniczne lub papierowe. Taki model będzie funkcjonować do 31.12.2026r. Od 01.01.2027r, wszyscy w relacji B2B będą zobowiązani wystawiać faktury w KSef.
Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości kierownik jednostki jest zobowiązany zatwierdzić fakturę merytorycznie, czyli potwierdzić, że zakup miał faktycznie miejsce i jest racjonalny, następnie decyduje o uruchomieniu środków finansowych i zapłacie - to tzw. kontrola finansowa, zatwierdzenie do wypłaty.
W sytuacji, gdy zaczynamy pracować na dokumentach elektronicznych, przydatnymi narzędziami wspierającymi firmę przed przypadkowym zapłaceniem faktury, która nie powinna być przesłana do nas w systemie KSef są systemy elektronicznego obiegu dokumentów tzw. Workflow.
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność i nie stosujesz ustawy o rachunkowości, masz prawo kontrolować, które faktury z KSeF trafiają do Twoich kosztów i podatków. System KSeF nie zmusza Cię do automatycznego księgowania wszystkiego, co pojawi się na Twoim koncie w KSef. W dobie KSeF pojawiło się nowe ryzyko tzw. faktur scamowych (fikcyjnych dokumentów wystawianych przez oszustów losowym firmom w celu wyłudzenia pieniędzy).
Aby uchronić się przed opłaceniem i zaksięgowaniem fałszywej faktury, stosuj poniższą procedurę weryfikacji krok po kroku:
1. Zrób szybki test rzetelności (Zanim zapłacisz!)
Zanim zlecisz przelew lub przekażesz fakturę do biura rachunkowego, zadaj sobie 4 pytania:
• 🤝 Czy znam tego kontrahenta? Czy kiedykolwiek wcześniej z nim współpracowałam?
• 🛒 Czy faktycznie zamówiłem te towary lub usługi? Sprawdź swoje maile i historię zamówień.
• 🔍 Czy dane wystawcy są poprawne? Wklej NIP sprzedawcy do rządowej Białej Listy podatników VAT lub bazy CEIDG, aby upewnić się, że firma istnieje i numer konta bankowego się zgadza.
• ⏰ Czy termin płatności nie jest podejrzanie krótki? Oszuści często żądają natychmiastowej zapłaty (np. w ciągu 24 godzin), aby wywrzeć presję czasu.
2. Wykorzystaj funkcje Aplikacji Podatnika KSeF 2.0
Jeśli test wykazał, że faktura jest fałszywa (lub po prostu ktoś pomylił NIP) to możesz zgłosić nadużycie do KAS (Krajowej Administracji Skarbowej): Jeśli dokument to ewidentne oszustwo, zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF. Wejdź w zakładkę Faktury ➡️ Lista faktur ➡️ Kliknij szczegóły podejrzanego dokumentu ➡️ Wybierz opcję „Zgłoszenie nadużycia”. Będziesz musiał krótko uzasadnić swoje zgłoszenie.
3. Co zrobić, jeśli to po prostu pomyłka innego przedsiębiorcy?
Nie każda nieznana faktura to oszustwo – czasem inny przedsiębiorca pomylił się o jedną cyfrę w numerze NIP i dokument trafił do Ciebie.
• Jeśli na fakturze podany jest kontakt do wystawcy, zadzwoń lub napisz do niego.
• Poinformuj go o pomyłce i zażądaj wystawienia faktury korygującej „do zera” w KSeF. Od 2026 roku nie możesz już samemu wystawić noty korygującej, aby to naprawić – cały ruch należy do sprzedawcy.
Złota zasada: Jeśli faktura budzi wątpliwości, absolutnie nie wykonuj przelewu na wskazane konto bankowe, nie ujmuj jej w deklaracji JPK_VAT, dopóki sprawa się nie wyjaśni.
