Gembicka-Wilk Consulting Biuro Rachunkowe

Za każdą firmą stoją przede wszystkim ludzie.

Tacy, którzy potrafią razem skupić się na pracy, wesprzeć się, kiedy trzeba, ale też znaleźć chwilę na rozmowę i wspólny śmiech 😊

Te zdjęcia to mały fragment naszej codzienności, trochę pracy, trochę luzu i przede wszystkim ludzie, którzy dobrze czują się w swoim towarzystwie.

Na zdjęciach jest tylko część naszego zespołu, ale każdy z nas dokłada swoją cegiełkę do tego, jak wygląda nasze biuro każdego dnia.

Myślisz, że całą ratę leasingu wrzucisz w koszty?
To jeden z częstszych mitów wśród przedsiębiorców.
Wyjaśniamy, od czego naprawdę zależy wysokość odliczenia.

Samochód służbowy na wakacje. O czym powinien pamiętać pracodawca?

Sezon urlopowy to czas, kiedy wielu pracowników korzysta z samochodów służbowych również poza obowiązkami zawodowymi. Wyjazd nad morze, w góry czy za granicę firmowym autem jest dopuszczalny, ale z podatkowego punktu widzenia nie jest obojętny.

Jeżeli pracodawca pozwala pracownikowi wykorzystywać samochód służbowy do celów prywatnych, powstaje u niego przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Oznacza to, że jako płatnik pracodawca ma obowiązek prawidłowo ustalić wartość tego świadczenia, doliczyć ją do wynagrodzenia pracownika oraz pobrać zaliczkę na podatek dochodowy i składki ZUS zgodnie z obowiązującymi zasadami.

Ile wynosi ryczałt?

Przepisy przewidują dwa miesięczne ryczałty:

- 250 zł miesięcznie dla samochodów o mocy silnika do 60 kW oraz pojazdów elektrycznych i napędzanych wodorem,
- 400 zł miesięcznie dla pozostałych samochodów.

Jeżeli pracownik korzysta z samochodu tylko przez część miesiąca, wartość świadczenia ustala się proporcjonalnie za każdy dzień prywatnego użytkowania.

Czy wakacyjny wyjazd zwiększa ryczałt?

Co do zasady nie. Nawet kilkutygodniowy urlop i przejechanie znacznej liczby kilometrów nie powodują automatycznie wzrostu ustawowego ryczałtu. Przepisy nie uzależniają jego wysokości od liczby przejechanych kilometrów ani długości prywatnej podróży. To właśnie dlatego wakacyjne wyjazdy często budzą wątpliwości pracodawców.

Najwięcej pytań dotyczy paliwa

To właśnie paliwo pozostaje jednym z najbardziej spornych zagadnień. Przez lata organy podatkowe prezentowały stanowisko, że jeżeli pracodawca finansuje paliwo wykorzystywane podczas prywatnych przejazdów, jego wartość stanowi dodatkowy przychód pracownika. Z kolei sądy administracyjne wielokrotnie wskazywały, że ustawowy ryczałt powinien obejmować również zwykłe koszty eksploatacyjne, w tym paliwo. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy powinni zachować ostrożność i stosować rozwiązania zgodne z aktualnym orzecznictwem oraz własną sytuacją podatkową.

Co powinien zrobić pracodawca?

Przede wszystkim warto zadbać o odpowiednie zasady korzystania z samochodów służbowych. Regulamin lub umowa z pracownikiem powinny jasno określać:

- czy dozwolone jest wykorzystywanie auta do celów prywatnych,
- czy pracownik może wyjeżdżać samochodem na urlop, również za granicę,
- kto ponosi koszty paliwa, autostrad, parkingów i innych opłat,
- jakie obowiązują zasady zgłaszania prywatnego wykorzystania pojazdu.

Takie dokumenty ograniczają ryzyko sporów i ułatwiają prawidłowe rozliczenia podatkowe.

Poznajcie Anię 👋

W naszym zespole Ania pełni funkcję radcy prawnego, jest z nami od 2023 roku.
Na co dzień zajmuje się kompleksową obsługą prawną naszych klientów, przede wszystkim w obszarze prawa cywilnego, handlowego, gospodarczego i prawa pracy. Doradza przy umowach i pomaga firmom zadbać o bezpieczeństwo prawne.

To, co daje jej najwięcej satysfakcji, to realne rozwiązywanie spraw klientów i ich zadowolenie z efektu. Jej podejście najlepiej oddają trzy słowa: dokładność, przewidywanie ryzyka i bezpieczeństwo klienta. Nie idzie na skróty, woli przewidzieć zagrożenie, zanim się pojawi.

Poza pracą Ania angażuje się społecznie - jest założycielką i członkinią zarządu stowarzyszenia Kobiety Warmii i Mazur. A gdy odpoczywa od prawa, stawia na ruch, jej sposób na naładowanie energii to fitness. Poza tym uwielbia podróże, zawsze w kierunku słońca ☀️

📩 e-Doręczenia w mObywatelu. Kolejny krok do cyfrowej firmy

W aplikacji mObywatel uruchomiono usługę e-Doręczeń. Dla przedsiębiorców oznacza to możliwość odbierania urzędowej korespondencji elektronicznie, z taką samą mocą prawną jak tradycyjny list polecony za potwierdzeniem odbioru.

Co to daje w praktyce?
✔ szybszy dostęp do pism z urzędów,
✔ brak awiz i wizyt na poczcie,
✔ łatwiejszą kontrolę nad terminami odpowiedzi,
✔ dostęp do korespondencji z poziomu telefonu,
✔ większe bezpieczeństwo obiegu dokumentów.

Dla przedsiębiorców jest to szczególnie ważne, ponieważ niedoręczona lub przeoczona korespondencja z urzędu może oznaczać utratę ważnych terminów, a w konsekwencji niepotrzebne problemy podatkowe lub administracyjne.

Jak zacząć korzystać?

Jeżeli posiadasz już adres do e-Doręczeń, po zalogowaniu do aplikacji mObywatel możesz odbierać przesyłki elektroniczne bezpośrednio na telefonie. Jeżeli jeszcze nie masz adresu do e-Doręczeń, warto sprawdzić, czy Twoja firma jest już objęta obowiązkiem jego posiadania lub przygotować się do jego założenia.

Cyfryzacja kontaktów z administracją przyspiesza. Profil Zaufany, e-Urząd Skarbowy, KSeF, a teraz e-Doręczenia w telefonie. Warto wdrażać te rozwiązania na bieżąco, ponieważ w najbliższych latach staną się standardem prowadzenia biznesu.

Masz wątpliwości, czy Twoja firma powinna już posiadać adres do e-Doręczeń? Skontaktuj się z nami. Pomożemy sprawdzić obowiązki i przygotować firmę do nowych wymogów.

Nowe limity maksymalnych temperatur w pracy!

Po tegorocznych falach upałów wielu pracowników czekało na konkretne przepisy. Teraz już je mamy.

Limity temperatur

Opublikowane rozporządzenie wprowadza maksymalne dopuszczalne temperatury na stanowiskach pracy:
● 30°C - maksymalna temperatura w pomieszczeniach pracy
● 28°C - maksymalna temperatura przy pracach fizycznych na otwartej przestrzeni
Warto jednak pamiętać, że przepisy BHP od lat określają również minimalne temperatury w miejscu pracy, które nadal obowiązują i mają kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa pracowników:
● 14°C - minimalna temperatura w pomieszczeniach pracy przy wykonywaniu lekkich prac fizycznych
● 18°C - minimalna temperatura w pomieszczeniach pracy biurowej oraz przy pracach wymagających niewielkiego wysiłku fizycznego
W przypadku prac na otwartej przestrzeni przepisy nie wskazują jednej konkretnej wartości minimalnej, jednak pracodawca ma obowiązek zapewnić środki ochrony przed zimnem, takie jak odzież robocza czy możliwość ogrzania się.

Obowiązki pracodawcy

W przypadku przekroczenia maksymalnych lub niedotrzymania minimalnych wartości temperatur pracodawca będzie zobowiązany do podjęcia działań ograniczających ryzyko, takich jak:
● skrócenie czasu pracy
● wprowadzenie dodatkowych przerw
● zapewnienie odpowiednich środków ochrony
● organizacja pracy w sposób ograniczający narażenie na skrajne temperatury

Od początku 2027 roku pracodawcy będą musieli:
● monitorować warunki pracy
● wdrożyć rozwiązania zapewniające bezpieczne środowisko pracy

Wymagane działania wdrożeniowe

Dla wielu firm nie będzie to jedynie formalność. Konieczne mogą być:
● modernizacja wentylacji
● instalacja lub ulepszenie klimatyzacji
● zapewnienie systemów ogrzewania spełniających normy BHP
● zmiana organizacji czasu pracy
● dostosowanie wyposażenia stanowisk
Problemem jest jednak krótki termin. Pracodawcy otrzymali zaledwie 6 miesięcy na dostosowanie się do nowych wymagań, mimo że w konsultacjach zgłaszali potrzebę dłuższego okresu przejściowego.

Co warto zrobić już teraz?

Jeżeli zatrudniasz pracowników, nie warto odkładać tego tematu. Warto:
● sprawdzić aktualne warunki pracy w firmie (zarówno latem, jak i zimą)
● ocenić zgodność z nowymi przepisami oraz obowiązującymi normami BHP
● przeanalizować potencjalne koszty
● zaplanować niezbędne modernizacje
● przygotować procedury na wypadek ekstremalnych temperatur

To kolejna zmiana, która pokazuje, że obowiązków po stronie przedsiębiorców stale przybywa. Jednocześnie to także szansa na poprawę komfortu pracy i zwiększenie efektywności zespołu. Im wcześniej rozpoczniesz przygotowania, tym łatwiej unikniesz problemów po wejściu przepisów w życie.