17/10/2026
Inteligentne okulary w miejscu pracy. Kto ponosi odpowiedzialność za zebrane dane?
Inteligentne okulary i smartwatche mogą rejestrować rozmowy, obraz i dane o pracownikach, a następnie przesyłać je do chmury. Pracodawcy powinni określić zasady korzystania z takich urządzeń, ponieważ ich używanie w firmie rodzi ryzyko naruszenia prywatności i ujawnienia poufnych informacji.
Okulary AI w miejscu pracy
W polskim prawie nie ma regulacji odnoszących się wprost do inteligentnych okularów czy innych urządzeń ubieralnych w pracy. Ocena ich dopuszczalności wymaga więc sięgnięcia do przepisów ogólnych: RODO, art. 22² i 22³ k.p. dotyczących monitoringu, a w zakresie funkcji opartych na sztucznej inteligencji także rozporządzenia 2024/1689, czyli AI Act. Kluczowe znaczenie ma cel użycia urządzenia. Jeżeli okulary są narzędziem pracy, np. przy zdalnej konsultacji technicznej, w rozszerzonej rzeczywistości czy przy dokumentowaniu czynności, ich użycie może być uzasadnione pod warunkiem ograniczenia funkcji i oceny skutków dla ochrony danych. Inaczej jest, gdy urządzenie ma śledzić zachowanie, tempo lub efektywność pracownika. Może to stanowić monitoring pracowniczy i wiązać się z dodatkowymi ograniczeniami prawnymi.
Uznanie takiego rozwiązania za dopuszczalną formę monitoringu pracowniczego budzi jednak wątpliwości. Artykuł 22² k.p. dotyczy nadzoru nad terenem zakładu pracy lub jego otoczeniem, co słabo przystaje do kamery noszonej przez pracownika i pozwala na monitoring wizyjny tylko wtedy, gdy jest on niezbędny dla bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Nie obejmuje kontroli wydajności. Zastrzeżenia budzi też odwoływanie się do art. 22³ par. 4 k.p., pozwalającego odpowiednio stosować zasady kontroli elektronicznej do „innych form monitoringu”. W doktrynie wskazuje się, że przepis ten nie powinien służyć obchodzeniu ograniczeń dotyczących rejestracji obrazu wynikających z art. 22² k.p.
Organy ochrony danych ostrzegają
Tematem zajmują się już organy nadzorcze. 13 sierpnia 2026 r. prezes UODO Mirosław Wróblewski przypomniał, że każde przetwarzanie danych w celach innych niż czysto osobiste lub domowe podlega RODO, a odpowiedzialność za gromadzenie i rozpowszechnianie danych zebranych przez okulary ponosi ich użytkownik. Urząd wskazał na ryzyko nagrywania osób bez wiedzy, poczucie ciągłej kontroli, przekazywanie danych do państw trzecich oraz analizowanie nagrań przez narzędzia AI. Komunikat nie dotyczy wprost środowiska pracy, ale jego przesłanie ma zastosowanie także w firmach.
Co może pójść nie tak
Najbardziej oczywistym zagrożeniem jest nagrywanie innych osób bez ich wiedzy – dotyczy ono nie tylko współpracowników, ale także klientów, pacjentów i kontrahentów. Nagranie może przypadkowo utrwalić np. ekran z danymi klienta, dokumentację czy poufną rozmowę.
Dla wielu firm może to oznaczać poważne ryzyko utraty poufnych informacji biznesowych. Brak zasad używania urządzeń rejestrujących może więc osłabić pozycję pracodawcy w ewentualnym sporze. W kancelariach, bankach czy placówkach medycznych pojawia się ryzyko naruszenia tajemnicy zawodowej, z konsekwencjami dyscyplinarnymi, cywilnymi, a nawet karnymi.
Drugim problemem jest to, co później dzieje się z danymi. Okulary z funkcjami AI mogą przesyłać obraz i rozmowy do zewnętrznych dostawców, a prywatne urządzenia często synchronizują się z kontami w chmurze, nad którymi pracodawca nie ma kontroli. To odmiana zjawiska określanego jako „shadow AI”, czyli korzystania w pracy z narzędzi sztucznej inteligencji bez wiedzy i zgody przełożonych lub działu IT.
Prywatny sprzęt to nie wymówka
Szczególnie złożona jest sytuacja, gdy pracownik używa prywatnego urządzenia służbowo. W modelu BYOD (ang. bring your own device – przynieś własny sprzęt) sprzęt pozostaje prywatny, ale jego służbowe wykorzystanie może sprawić, że pracodawca stanie się administratorem danych przetwarzanych za jego pomocą – ze wszystkimi obowiązkami wynikającymi z RODO. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których pracodawca wymaga instalacji aplikacji, logowania do konta służbowego, odbiera nagrania lub oczekuje danych do oceny pracy.
Odrębny problem stanowią urządzenia prywatne wnoszone do pracy bez związku z obowiązkami. Prywatne okulary czy smart watche omijają reguły dotyczące kamer stacjonarnych, ponieważ nie są objęte regulaminem ani oznaczeniem terenu. Nagrania mogą być wykorzystywane do nieformalnej obserwacji kolegów lub gromadzenia „dowodów” w sporach pracowniczych.
Jednocześnie pracodawca nie może po prostu kontrolować prywatnego zegarka dlatego, że pracownik ma go przy sobie. W doktrynie wskazuje się, że „inne formy monitoringu” z art. 22³ k.p. dotyczą przede wszystkim narzędzi udostępnionych przez pracodawcę. Pracodawca może natomiast (w regulaminie pracy lub odrębnej polityce) ograniczyć lub zakazać używania funkcji rejestrujących prywatnych urządzeń na terenie zakładu, w szczególności tam, gdzie przetwarzane są informacje poufne lub dane klientów.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy to pracodawca udostępnia pracownikom urządzenia ubieralne lub poleca ich używanie. Wtedy co do zasady to on decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych, a więc odpowiada za nie jako administrator.
Obowiązki po obu stronach
Punktem wyjścia dla pracodawcy powinna być zasada: najpierw cel i ocena ryzyka, potem technologia. Zanim pracodawca udostępni urządzenia ubieralne, poleci ich służbowe używanie albo zacznie wykorzystywać dane z prywatnych urządzeń, powinien sprawdzić podstawę prawną przetwarzania, poinformować pracowników o jego celach oraz przekazać informacje wymagane przez art. 13 RODO.
Jeżeli pracodawca decyduje się na monitoring wizyjny, jego cele, zakres i sposób stosowania określa się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu. Pracowników informuje się nie później niż dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu, a nagrania przechowuje maksymalnie trzy miesiące, chyba że stanowią dowód w postępowaniu. Monitoring co do zasady (ze ściśle określonymi wyjątkami) nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni ani pomieszczeń związków zawodowych. Przy kamerze mobilnej trudno jest to zagwarantować. Artykuł 22² k.p. dotyczy wyłącznie obrazu, więc rejestracja dźwięku nie ma w nim oparcia, a niejawne nagrywanie rozmów może narażać nawet na odpowiedzialność karną.
Wewnętrzna polityka powinna przewidywać zakaz nagrywania dźwięku, domyślne wyłączenie kamery oraz funkcji geolokalizacji, rozpoznawania twarzy i automatycznej synchronizacji danych z chmurą, a także wyznaczenie stref wolnych od urządzeń rejestrujących i jasne zasady BYOD, w tym rozdzielenie danych prywatnych od służbowych. Należy także pamiętać o AI Act. Już od 2 lutego 2025 r. obowiązuje zakaz stosowania systemów rozpoznawania emocji w miejscu pracy (z wyjątkiem zastosowań medycznych lub związanych z bezpieczeństwem). Systemy służące do monitorowania i oceny pracowników są systemami wysokiego ryzyka. Obowiązek uprzedniego informowania przedstawicieli pracowników i zatrudnionych został przesunięty w ramach unijnego pakietu Omnibus.
Obowiązki spoczywają również na pracowniku. Powinien on stosować się do zgodnych z prawem poleceń i polityki bezpieczeństwa, informować osoby w pobliżu o korzystaniu z funkcji nagrywania w okularach, wyłączać zbędne funkcje i nie utrwalać wizerunku ani głosu współpracowników lub klientów bez podstawy prawnej. Samo wykonanie nagrania w celach zawodowych nie oznacza też prawa do jego dalszego udostępniania, np. publikacji w mediach społecznościowych czy przesyłania w komunikatorach. Jak przypomniał UODO, odpowiedzialność za bezprawne gromadzenie danych ponosi użytkownik urządzenia. Gdy jednak pracownik nagrywa na polecenie pracodawcy lub w ramach powierzonych mu zadań, odpowiedzialność może ponosić również pracodawca jako administrator danych na gruncie RODO, a na gruncie cywilnoprawnym na podstawie art. 430 kodeksu cywilnego, który przewiduje odpowiedzialność zwierzchnika za szkodę wyrządzoną przez podwładnego przy wykonywaniu powierzonych mu czynności.
Wizerunek i głos jako dobra osobiste
Niezależnie od RODO nagrywanie innych osób bez ich wiedzy może naruszać ich dobra osobiste. Wśród nich art. 23 k.c. wymienia m.in. wizerunek i prywatność, a w orzecznictwie za dobro osobiste uznaje się także głos. Artykuł 24 k.c. pozwala żądać zaniechania naruszeń i usunięcia ich skutków, a także zadośćuczynienia (art. 448 k.c.). Rozpowszechnienie wizerunku co do zasady wymaga ponadto zgody osoby na nim przedstawionej (art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Pracodawcę wiąże przy tym także art. 11¹ k.p., zobowiązujący go do szanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika.
Technologia pod kontrolą
Inteligentne urządzenie w pracy nie jest problemem samo w sobie. Nie może jednak zamienić pracownika i jego otoczenia w stale obserwowane źródło danych. Dopuszczalne zastosowania powinny być wąskie, jawne, proporcjonalne i technicznie zabezpieczone. Prywatne okulary i smartwatche nie mogą natomiast stać się tylnym wejściem do niejawnego monitoringu pracowników, klientów i osób postronnych. Zanim regulatorzy wypracują szczegółowe wytyczne, pracodawcy powinni określić wewnętrzne zasady korzystania z takich urządzeń. ©℗
