AS Biuro Rachunkowe Agnieszka Szukała

Twoja firma korzysta już z AI? 🤔 UODO właśnie sprawdziło, czy robisz to zgodnie z prawem.

Urząd Ochrony Danych Osobowych opublikował poradnik, który dotyczy każdej firmy korzystającej z chatbota, systemu do obsługi klienta, wsparcia rekrutacji albo automatycznej analizy dokumentów. 🤖 Sięga po nie coraz więcej małych firm, często bez większego zastanowienia.

UODO przygotowało różne wersje poradnika.

👉 Pierwsza jest dla małych i średnich firm korzystających z gotowych systemów AI, bez rozbudowanej wiedzy prawnej.
👉 Kolejne obejmują sektor publiczny oraz organizacje, które trenują własne modele.
👉 Ostatnia, rozszerzona wersja dotyczy wszystkich i uwzględnia też obowiązki z AI Act: klasyfikację ryzyka i ocenę wpływu na prawa osób.

Najważniejsza wskazówka z poradnika: zanim kupisz albo uruchomisz narzędzie AI, sprawdź je osobno dla każdego zastosowania.

Chatbot do obsługi klienta i ten sam system użyty do pisania tekstów marketingowych to dwa różne poziomy ryzyka, mimo że korzystasz z jednego narzędzia. 🛠️

Urząd radzi zacząć od trzech pytań:

1️⃣ jaki problem ma rozwiązać AI,
2️⃣ czy w ogóle jest potrzebne,
3️⃣ czy korzyści faktycznie przeważają nad ryzykiem.

Poradnik pomaga też ustalić, jakie działania trzeba podjąć, żeby korzystanie z AI nie naruszało przepisów o ochronie danych.

W księgowości widujemy podobny mechanizm bardzo często. Firma wdraża nowe oprogramowanie, bo widziała je u konkurencji, a dopiero później sprawdza, czy to zgodne z przepisami. ⚖️ Z AI działa to tak samo, jeśli nikt nie zapyta wcześniej, co dokładnie system robi z danymi klientów albo pracowników.

💾 Zapisz ten post, zanim zaczniesz szukać narzędzia AI do swojej firmy.

Nowe biuro rachunkowe, pierwszy klient i umowa napisana na szybko z internetu. 💻 Dokument wygląda dobrze, dopóki nikt go nie przeczyta uważnie.

Umowa na prowadzenie ksiąg rachunkowych rzadko trafia do szuflady na dobre. Wraca na biurko wtedy, gdy pojawia się problem i wtedy widać, czy faktycznie coś ustala, czy tylko ładnie wygląda.

5 rzeczy, które warto sprawdzić, zanim podpiszesz pierwszego klienta:

1️⃣ Zakres usługi lepiej rozpisać dokładnie: księgi rachunkowe, ewidencje, rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS, sprawozdania finansowe. Samo hasło „prowadzenie księgowości” zostawia zbyt duże pole do interpretacji.

2️⃣ Termin przekazywania dokumentów i forma ich dostarczania to szczegóły, które lepiej ustalić od razu. Bez tego zapisu biuro odpowiada za spóźnienia, których samo nie spowodowało.

3️⃣ Odpowiedzialność stron potrzebuje osobnego, precyzyjnego akapitu. Ten fragment najczęściej daje o sobie znać dopiero przy sporze z klientem, kiedy trzeba ustalić, kto zawinił.

4️⃣ Wynagrodzenie i zasady płatności to oczywisty punkt, ale dobrze dopisać, co dzieje się przy wzroście liczby dokumentów. Prosty zapis oszczędza niezręczną rozmowę za pół roku.

5️⃣ Warunki zakończenia współpracy, czyli okres wypowiedzenia i sposób przekazania dokumentów, łatwo pominąć na starcie.

Najczęściej pomijanym punktem jest odpowiedzialność stron. Klient pyta o nią zwykle dopiero wtedy, gdy coś pójdzie nie tak.

Gotowy wzór umowy na prowadzenie księgi rachunkowej znajdziesz w naszym Sklepiku Księgowej. Dopasujesz go do swojego biura w kilkanaście minut, zamiast pisać od zera przed pierwszym klientem.

Link do wzoru wrzucamy w komentarzu. 👇

Skoro płacę ZUS, to mam prawo do zasiłku, kiedy zachoruję? 💭

Nie zawsze i akurat ten szczegół regularnie zaskakuje ludzi dopiero na zwolnieniu lekarskim, czyli w najgorszym możliwym momencie.

Dwa ubezpieczenia, które opłacasz jednocześnie, działają zupełnie inaczej, gdy naprawdę ich potrzebujesz.

➡️ Które z nich daje dostęp do lekarza, a które realnie wypłaca pieniądze za czas choroby? Rozkładamy ten temat w karuzeli, razem z tym, co warto sprawdzić u siebie już dziś.

👉 Obserwuj nasz profil, jeśli chcesz dowiadywać się o takich sprawach wcześniej niż po fakcie.

Księgowa bez kawy? ☕ Teoretycznie istnieje. Podobno. 😉 W praktyce kawa w biurze rachunkowym ma kilka zadań naraz.

Pomaga otworzyć skrzynkę mailową, kiedy jeszcze nie do końca się chce. Przypomina, że termin wysyłki deklaracji się nie przesunie. Czasem daje odwagę, żeby otworzyć wiadomość, która zaczyna się od słów: „Mam tylko jedno szybkie pytanie…”.

Są też dni, kiedy filiżanka stoi obok klawiatury tak długo, że zdąży przejść przez wszystkie etapy księgowego życia: gorąca, letnia, zimna i zapomniana. Pijemy ją dopiero wtedy, gdy ktoś zapyta: „To pani jeszcze nie wypiła tej kawy?”.

No nie. 😁 W międzyczasie były faktury, ZUS, podatki, kadry i małe dochodzenie pod tytułem: „Skąd wzięła się ta kwota?”.

Nie będziemy jednak udawać, że kawa rozwiązuje wszystko. 🪄 Formy opodatkowania nie wybierze, dokumentów nie zaksięguje, a przedsiębiorcy nie przypomni, że ważne dokumenty z lipca wciąż leżą w samochodowym schowku.

Potrafi za to dać ten krótki moment ciszy, zanim zacznie się kolejny dzień pełen cyfr i terminów.

Każda z nas ma przy tym własny system: espresso na szybki start, mleczna kawa do dłuższych rozliczeń, herbata, gdy akurat ekspres ma wolne.

Wiemy jedno:
✔️ za pytaniem o VAT często kryje się zwykły stres,
✔️ spóźniony dokument to najczęściej znak wyjątkowo ciężkiego tygodnia,
✔️ a za słowami „nie rozumiem” stoi potrzeba, żeby ktoś spokojnie wytłumaczył.

U nas zawsze można zapytać, upewnić się, czegoś nie wiedzieć i przy okazji wypić kawę, zanim wystygnie. Chociaż tego ostatniego nadal się uczymy. 😉

💭 A jak wygląda Twój firmowy rytuał kawowy? Jedna porządna kawa rano, kilka w ciągu dnia czy kubek, który regularnie odnajdujesz zimny obok laptopa?

Otwierasz biuro rachunkowe❓

Umowa z pierwszym klientem zwykle powstaje na szybko, bo klient czeka, a ty nie chcesz go stracić. ⌛ Ściągasz wzór z internetu, zmieniasz dane firmy i wysyłasz dokument do podpisu jeszcze tego samego dnia.

To rozwiązanie działa do pierwszego problemu.

Nagle nie wiadomo, kto za to odpowiada albo trzeba zamknąć miesiąc, a połowy dokumentów brakuje i w umowie nie ma o tym ani słowa.

Prowadzimy biuro rachunkowe od lat i takich umów widziałyśmy sporo, głównie u koleżanek, które dopiero startowały z własnym biurem. 📝 Dlatego przygotowałyśmy gotowy wzór umowy na prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, dostępny w Sklepiku Księgowej.

👉 Dokument jest idealny dla osób, które zakładają własne biuro rachunkowe albo zaczynają prowadzić usługi księgowe w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej.

Ma jasno opisany zakres usług, terminy i sposób przekazywania dokumentów, zasady rozliczania wynagrodzenia oraz podział odpowiedzialności między biurem a klientem. ✍️ Jest też punkt na wypadek spóźnionych dokumentów. Wzór dostajesz od razu w edytowalnym pliku.

Dokument znajdziesz w Sklepiku Księgowej, link do niego zostawiamy w pierwszym komentarzu pod postem.