08/10/2026
📢 Zmiany w zakresie kas rejestrujących od 2027 roku – na co powinni zwrócić uwagę przedsiębiorcy?
Kasy fiskalne od kilku lat przechodzą kolejne zmiany związane z cyfryzacją i przesyłaniem danych do administracji skarbowej. Od 1 stycznia 2027 r. zaczną obowiązywać następne regulacje, które będą miały znaczenie przede wszystkim dla przedsiębiorców korzystających z kas rejestrujących oraz tych, którzy zakończyli korzystanie ze starszych urządzeń.
Jedna ze zmian może być szczególnie istotna dla firm, które posiadają kasę, z której już nie korzystają, ale nie została ona formalnie wyrejestrowana.
🧾 Koniec używania kasy będzie oznaczał również obowiązek jej wyrejestrowania
Od 1 stycznia 2027 r. przepisy jednoznacznie wskażą, że w przypadku zakończenia używania kasy w związku z zakończeniem działalności gospodarczej albo zakończeniem pracy kasy podatnik będzie miał obowiązek:
➡️ zakończyć używanie kasy,
➡️ zapewnić zabezpieczenie danych zapisanych w kasie,
➡️ złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy.
Samo zaprzestanie korzystania z urządzenia nie będzie więc wystarczające.
Dotyczy to również sytuacji, w której przedsiębiorca wymienia dotychczasową kasę na nowe urządzenie i kończy pracę starej kasy.
Dlatego warto sprawdzić, czy wszystkie posiadane lub wcześniej używane kasy mają prawidłowo uregulowany status.
⚠️ 300 zł kary za niewyrejestrowanie kasy
Nowe przepisy przewidują również konkretną sankcję.
Jeżeli podatnik nie złoży wniosku o wyrejestrowanie kasy w terminie określonym w przepisach, naczelnik urzędu skarbowego będzie nakładał w drodze decyzji karę pieniężną w wysokości 300 zł.
Nie jest to więc jedynie dodatkowa formalność bez konsekwencji.
Kara będzie stanowiła dochód budżetu państwa, a podatnik będzie zobowiązany do jej zapłaty w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.
💡 W praktyce: jeżeli firma przestała korzystać z kasy jakiś czas temu, warto sprawdzić, czy została ona prawidłowo wyrejestrowana. Szczególnie dotyczy to przedsiębiorców, którzy w ostatnich latach zmieniali urządzenia fiskalne, zamykali działalność albo rezygnowali z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie.
🔧 Od 1 lipca 2027 r. zakaz wymiany pamięci fiskalnej w starszych kasach
Kolejna zmiana zacznie obowiązywać 1 lipca 2027 r.
Przepisy wprowadzą zakaz wymiany pamięci fiskalnej w kasach rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii.
Co to oznacza dla przedsiębiorcy?
Jeżeli używana kasa starego typu będzie wymagała wymiany pamięci fiskalnej, nie będzie można po prostu wymienić pamięci i dalej korzystać z tego urządzenia.
W konsekwencji podatnik będzie musiał liczyć się z koniecznością przejścia na inne rozwiązanie.
Jest to kolejny etap stopniowego odchodzenia od starszych kas, które nie posiadają funkcji przesyłania danych do Centralnego Repozytorium Kas (CRK).
Dla przedsiębiorców oznacza to, że warto już teraz sprawdzić, jakiego typu kasa znajduje się w firmie i jak długo będzie można z niej korzystać.
Nie zawsze wymiana urządzenia musi nastąpić natychmiast, ale w przypadku starszej kasy warto uwzględnić przyszłe zmiany przy planowaniu wydatków firmowych.
📱 Kasy wirtualne – zmiany od 2028 roku
Zmiany dotyczą również kas rejestrujących mających postać oprogramowania, czyli tzw. kas wirtualnych.
Od 1 stycznia 2028 r. przepisy przewidują możliwość określenia przez Ministra Finansów i Gospodarki zasad organizacji i prowadzenia serwisu takich kas.
Chodzi m.in. o określenie warunków, jakie powinny spełniać podmioty zajmujące się serwisem kas oraz zapewnienie odpowiedniego wsparcia podatnikom.
Rozwiązanie ma być zbliżone do zasad funkcjonujących już w przypadku tradycyjnych kas rejestrujących online.
Ma to znaczenie m.in. dla prawidłowego działania kas, bezpieczeństwa danych oraz ograniczenia możliwości występowania nieprawidłowości związanych z rejestracją i wyrejestrowywaniem kas.
📌 Dlaczego warto zainteresować się tym już teraz?
Przedsiębiorcy często pamiętają o obowiązkach związanych z zakupem i fiskalizacją kasy, ale znacznie rzadziej zwracają uwagę na formalności związane z zakończeniem jej użytkowania.
Tymczasem od 2027 r. brak wyrejestrowania nieużywanej kasy będzie mógł oznaczać 300 zł kary.
Warto więc przy okazji uporządkowania dokumentacji firmowej sprawdzić:
🔹 jakie kasy są obecnie używane w firmie,
🔹 jakie kasy były używane w poprzednich latach,
🔹 czy zakończone kasy zostały prawidłowo wyrejestrowane,
🔹 czy urządzenie jest kasą online, czy starszego typu,
🔹 czy kasa posiada elektroniczny zapis kopii,
🔹 czy planowana jest wymiana urządzenia,
🔹 czy przedsiębiorca powinien uwzględnić wymianę kasy w najbliższych latach.
🏪 Szczególnie ważne dla małych firm i JDG
Dla dużej firmy posiadającej kilka lub kilkanaście urządzeń fiskalnych kontrola ich statusu jest zazwyczaj elementem bieżącej obsługi księgowej.
W przypadku małej firmy czy jednoosobowej działalności gospodarczej często jedna kasa jest używana przez wiele lat. Przedsiębiorca może więc nie pamiętać, jakie formalności zostały wykonane przy zmianie urządzenia lub zakończeniu jego użytkowania.
Dlatego warto nie odkładać takich spraw na później.
Zmiana przepisów nie oznacza, że każdy przedsiębiorca korzystający z kasy będzie musiał ją wymienić od 1 stycznia 2027 r.
Najważniejsze jest ustalenie, jakiego rodzaju kasa jest używana, czy nadal jest potrzebna i jaki jest jej status.
📅 Najważniejsze daty
1 stycznia 2027 r.
➡️ obowiązek złożenia wniosku o wyrejestrowanie kasy po zakończeniu jej użytkowania,
➡️ możliwość nałożenia kary 300 zł za brak wyrejestrowania w terminie.
1 lipca 2027 r.
➡️ zakaz wymiany pamięci fiskalnej w kasach z elektronicznym zapisem kopii.
1 stycznia 2028 r.
➡️ zmiany dotyczące możliwości określenia zasad organizacji i prowadzenia serwisu kas mających postać oprogramowania.
📌 Wniosek dla przedsiębiorcy?
Jeżeli korzystasz z kasy fiskalnej, nie warto czekać do momentu, kiedy pojawi się problem.
Dobrze już teraz sprawdzić jej typ, status oraz przewidywany okres dalszego użytkowania. Jeżeli natomiast firma posiada nieużywaną kasę, warto zweryfikować, czy została prawidłowo wyrejestrowana.
Zmiany w przepisach dotyczące kas fiskalnych to kolejny przykład tego, że prawidłowe prowadzenie działalności to nie tylko wystawianie faktur i rozliczanie podatków, ale również pilnowanie obowiązków formalnych.
