18/10/2026
Kupujesz na firmę? Dopilnuj, żeby faktura była wystawiona prawidłowo!
Prowadząc działalność gospodarczą w Holandii, robisz wiele zakupów związanych z firmą: narzędzia, materiały, elektronikę, wyposażenie, oprogramowanie, odzież roboczą czy inne rzeczy potrzebne do wykonywania zleceń.
Samo to, że zapłaciłeś za zakup z firmowego konta, nie oznacza jednak automatycznie, że możesz odliczyć BTW.
Faktura ma znaczenie
Jeżeli chcesz odliczyć BTW od firmowego zakupu, musisz być w stanie wykazać, że zakup został dokonany przez Ciebie jako przedsiębiorcę i dotyczy Twojej działalności.
Belastingdienst wskazuje, że odliczenie BTW wymaga m.in. otrzymania faktury spełniającej wymogi faktury VAT oraz tego, aby zakup rzeczywiście został dokonany przez przedsiębiorcę i był wykorzystywany do działalności opodatkowanej BTW.
Na standardowej fakturze powinny znaleźć się m.in.:
👉 dane sprzedawcy,
👉 Twoja nazwa firmy jako nabywcy,
👉 Twój adres,
👉 data i numer faktury,
👉 opis zakupionego towaru lub usługi,
👉 kwota netto,
👉 stawka BTW,
👉 kwota BTW.
Faktura wystawiona prywatnie może oznaczać utratę prawa do odliczenia BTW
To bardzo częsty problem.
Kupujesz np. sprzęt za €1.210 brutto, który ma służyć firmie. W cenie znajduje się €210 BTW.
Jeżeli przy zamówieniu nie podasz danych firmowych i otrzymasz fakturę wystawioną na Ciebie jako osobę prywatną, może nie być podstaw do odliczenia tych €210 jako voorbelasting, ponieważ dokument nie potwierdza prawidłowo, że nabywcą był przedsiębiorca.
A szkoda tracić pieniądze tylko dlatego, że podczas składania zamówienia nie zostały podane właściwe dane.
Dlatego przed zapłatą zawsze sprawdź dane na fakturze.
Jeżeli sklep wystawił dokument błędnie, najlepiej od razu poprosić o jego korektę i wystawienie prawidłowej faktury na przedsiębiorcę.
👉 Zakładasz konto w sklepie internetowym? Załóż konto firmowe
Jeżeli regularnie kupujesz w sklepach internetowych, hurtowniach czy na platformach sprzedażowych, warto od początku założyć konto biznesowe/firmowe, jeżeli sklep daje taką możliwość.
Wprowadź tam prawidłowe dane przedsiębiorstwa. Dzięki temu przy kolejnych zamówieniach nie musisz za każdym razem pamiętać o zmianie danych, a faktury będą generowane na właściwego nabywcę.
Szczególnie warto o tym pamiętać przy większych i regularnych zakupach. Nie zakładaj, że księgowa będzie mogła później „naprawić” fakturę wystawioną na osobę prywatną. Księgowa księguje dokument, który otrzymuje – nie może zmienić danych nabywcy na fakturze wystawionej przez sprzedawcę.
👉 A co z małymi paragonami?
Nie każda sytuacja wymaga pełnej faktury na dane firmy. Przy kwocie do €100 brutto może mieć zastosowanie tzw. vereenvoudigde factuur (faktura uproszczona), dla której obowiązują mniej rozbudowane wymagania. Są również szczególne zasady m.in. dla paragonów za paliwo.
Dlatego zasada „każdy paragon bez nazwy firmy = brak odliczenia BTW” byłaby zbyt daleko idąca.
‼️ Zapamiętaj
Kupujesz coś dla firmy? Już podczas składania zamówienia myśl o fakturze.
Prawidłowy zakup firmowy to nie tylko produkt wykorzystywany w działalności. To również prawidłowy dokument potwierdzający zakup.
Kilka sekund poświęconych na sprawdzenie danych może zdecydować o tym, czy BTW z zakupu będzie można odliczyć.
📧 [email protected]
☎️ +31 619 749 728
🌐 www.ksadvice.nl
KvK: 84313390 | BECON: 773840
