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Requisitos de la cuenta de cobro.

Como hemos podido observar, la cuenta de cobro por lo general no es el documento ideal para asegurar un pago, pero en todo caso si se opta por ella debe contener unos requisitos mínimos a saber:

Identificación del acreedor.

Identificación del deudor.

Valor a cobrar.

Concepto por el que se hace el cobro.

Fecha en que se prestó el servicio o vendió el producto que se cobra.

Fecha de la cuenta de cobro.

Firma del acreedor.

En lo posible la firma del deudor.

Con los anteriores datos se logra identificar la obligación que da origen al dinero cobrado o reclamado.

Cuenta de cobro como soporte fiscal.

La cuenta de cobro no constituye soporte fiscal alguno en vista a que la legislación tributaria no la considera como tal. Veamos.


Así se deben soportar costos y deducciones en el impuesto a la renta

El artículo 771-2 del estatuto tributario respecto al soporte de costos y deducciones considera como soportes válidos únicamente la factura y el documento equivalente, más no considera la cuenta de cobro.
Por su parte, el artículo 1.6.1.4.4 del decreto 1625 de 2016 señala:

«Conforme con el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, quienes están en la obligación legal de facturar deben cumplir esa obligación expidiendo factura de venta o documento equivalente con el lleno de los requisitos y condiciones previstos en la ley, sin perjuicio de lo establecido para las operaciones de los responsables del Impuesto sobre las Ventas pertenecientes al régimen simplificado.
Por tanto, a quienes estando en la obligación de facturar emitan documentos distintos a la factura de venta o documento equivalente tales como prefactura, cuenta de cobro, precuenta o similares, se les impondrá la sanción de cierre del establecimiento de comercio conforme con el artículo 652-1 del Estatuto citado y, además, serán objeto de revisión integral de su situación tributaria con fundamento en las facultades del artículo 684 Ib., en especial de la presunción de ingresos en ventas conforme con los artículos 756 y siguientes del Estatuto Tributario, y de la imposición de las demás sanciones a que haya lugar.» Negrilla fuera de texto.

El reglamento señala de forma expresa la cuenta de cobro como un ejemplo de documentos no válidos.
En consecuencia, para soportar costos, gastos e impuestos descontables la ley solo acepta facturas y documentos equivalentes, hoy conocidos como documentos soportes en adquisiciones a no obligados a facturar.


Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar

Recordemos que la cuenta de cobro es emitida por el acreedor, y el documento soporte para efectos fiscales debe ser emitido por el deudor, es decir, por quien hace el pago.
Siendo así, la cuenta de cobro actúa como soporte supletorio del documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar, junto con la prueba del pago realizado, precisando que la ley tributaria no exige que el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar deba estar soportado por una cuenta de cobro.

1.6.1.4